Artikel 2:27 Awb: Bewaren en vernietigen van berichten

Artikel 2:27 Awb sluit de afdeling af met een delegatiebepaling. Bij regeling van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kunnen regels worden gesteld over het bewaren en vernietigen van berichten die zijn verzonden via de landelijke voorziening voor elektronisch berichtenverkeer en informatieverschaffing, waaronder regels over de termijn waarbinnen berichten ten minste en ten hoogste worden bewaard.

Het artikel zelf bevat dus geen termijn; het maakt mogelijk dat die er komt, en bepaalt wie hem vaststelt.

Waarom er zowel een minimum als een maximum is

De formulering "ten minste en ten hoogste" is het interessante deel van dit artikel, want er staan twee tegengestelde belangen tegenover elkaar.

• Een minimumtermijn beschermt de burger. Digitale post is voor veel mensen het enige exemplaar van een besluit dat zij hebben. Zou een bericht na enkele maanden verdwijnen, dan zou iemand jaren later niet meer kunnen aantonen wat er destijds is beslist. Ook voor de bewijslastregeling van artikel 2:25 Awb is bewaren noodzakelijk: gegevens die zijn vernietigd, kunnen niet in afschrift worden verstrekt.
• Een maximumtermijn beschermt de burger evenzeer, maar vanuit een andere hoek. Berichten van de overheid bevatten persoonsgegevens, vaak gevoelige. Onbeperkt bewaren staat op gespannen voet met het uitgangspunt dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig.

De regeling moet dus een evenwicht vinden: lang genoeg om rechten te kunnen uitoefenen, kort genoeg om geen permanent overheidsarchief van iemands leven te laten ontstaan.

Reikwijdte

De bepaling ziet op berichten die via de landelijke voorziening zijn verzonden. Voor eigen portalen van gemeenten, uitvoeringsorganisaties of waterschappen geldt zij niet rechtstreeks; daarvoor gelden de archiefwetgeving en de eigen regels van de organisatie.

Dat verklaart ook waarom het onderwerp bij ministeriële regeling wordt geregeld en niet in de wet zelf: het gaat om technische uitvoeringsdetails van één specifieke voorziening, die met de ontwikkeling van die voorziening mee moeten kunnen bewegen.

Praktisch advies

Zolang niet vaststaat hoe lang berichten beschikbaar blijven, is er maar één verstandige gewoonte: download belangrijke overheidspost zelf en bewaar die buiten de voorziening. Besluiten, beschikkingen, toekenningen en afwijzingen zijn stukken die jaren later nog nodig kunnen zijn — bij een nieuwe aanvraag, een controle, een geschil of een verkoop.

Voor wie beroepsmatig dossiers voert, geldt hetzelfde met meer nadruk: haal bij aanvang van een zaak de relevante berichten en verzendgegevens op, desnoods met een verzoek om afschrift op grond van artikel 2:25 Awb, en neem ze op in het eigen dossier.