Artikel 2:8 Awb: Wanneer mag de overheid elektronisch verzenden?

Artikel 2:8 Awb regelt de andere richting van het verkeer: niet wat de burger naar het bestuur stuurt, maar wat het bestuur naar de burger stuurt. De regel is streng. Een bestuursorgaan mag een bericht dat tot een of meer geadresseerden is gericht slechts elektronisch verzenden voor zover de geadresseerde uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is.

Het is met andere woorden een opt-in en geen opt-out. Zonder toestemming van de ontvanger is de elektronische weg dicht en moet het bestuursorgaan de gewone post gebruiken.

"Uitdrukkelijk kenbaar gemaakt"

Er zijn drie eisen die in die formulering besloten liggen, en ze worden alle drie serieus genomen.

• Uitdrukkelijk. Stilzwijgen is geen instemming. Uit het enkele feit dat iemand een e-mailadres op een formulier heeft ingevuld, of ooit een keer heeft gemaild, mag niet worden afgeleid dat hij ook langs die weg besluiten wil ontvangen.
• Door de geadresseerde. De keuze ligt bij de ontvanger, niet bij het bestuursorgaan en niet bij een derde. Heeft iemand een gemachtigde, dan moet duidelijk zijn wiens bereikbaarheid het betreft.
• Voldoende bereikbaar. Het gaat niet om het enkele bestaan van een adres, maar om de verklaring van de geadresseerde dat hij langs die weg daadwerkelijk te bereiken is.

De instemming kan per zaak worden gegeven, maar ook in algemene zin, bijvoorbeeld door een account in een berichtenvoorziening te activeren en daarin aan te geven dat post digitaal mag. Zij kan ook worden ingetrokken; vanaf dat moment moet het bestuursorgaan weer op papier verzenden.

Waarom dit zwaar weegt bij besluiten

Het belang van dit artikel wordt duidelijk zodra het om een besluit gaat. Een besluit treedt op grond van artikel 3:40 Awb pas in werking als het is bekendgemaakt, en de bekendmaking gebeurt op grond van artikel 3:41 Awb door toezending of uitreiking aan de belanghebbende. Is er elektronisch verzonden zonder dat aan artikel 2:8 Awb was voldaan, dan is de bekendmaking gebrekkig.

De gevolgen daarvan kunnen ingrijpend zijn: het besluit is dan in beginsel niet in werking getreden en de bezwaartermijn van artikel 6:8 Awb is niet gaan lopen. Een bestuursorgaan dat te snel digitaliseert, loopt dus het risico dat een termijn lange tijd blijft openstaan.

Wat het artikel niet regelt

Artikel 2:8 Awb gaat alleen over berichten die tot een of meer geadresseerden zijn gericht. Algemene bekendmakingen, kennisgevingen en publicaties vallen erbuiten; die worden juist elektronisch gedaan en daarvoor gelden eigen regels.

Ook zegt het artikel niets over de wijze waarop de verzending technisch moet gebeuren. Dat staat in artikel 2:9 Awb — betrouwbaar en vertrouwelijk — en, als het bestuursorgaan een berichtenvoorziening gebruikt, in artikel 2:10 Awb.

De praktijk

De meest gemaakte fout is de aanname dat correspondentie per e-mail vanzelf mag zodra de burger zelf een e-mail heeft gestuurd. Dat is niet zo: een e-mail van de burger is een indiening op grond van artikel 2:13 Awb of artikel 2:14 Awb, geen toestemming voor elektronische verzending door het bestuur.

Verstandig is daarom om de instemming vast te leggen — in het dossier, in het zaaksysteem of in de ontvangstbevestiging — en om bij twijfel het besluit zowel digitaal als per post te versturen. Dat kost een postzegel en voorkomt een discussie over de aanvang van de termijn.