Artikel 9:30 Awb: Hoor en wederhoor bij de ombudsman

Dit artikel legt de kern van hoor en wederhoor vast in het onderzoek van de ombudsman. Drie partijen moeten de gelegenheid krijgen hun standpunt toe te lichten: het bestuursorgaan, degene op wiens gedraging het verzoek betrekking heeft, en de verzoeker zelf. De ombudsman beslist vervolgens of die toelichting schriftelijk of mondeling wordt gegeven, en of partijen elkaar daarbij ontmoeten.

De bepaling maakt duidelijk dat het onderzoek geen eenzijdige zaak is. De ombudsman beoordeelt of een bestuursorgaan zich behoorlijk heeft gedragen, en dat oordeel raakt niet alleen de organisatie maar vaak ook een individuele ambtenaar. Wie geraakt kan worden door de uitkomst, moet eerst zijn kant van het verhaal hebben kunnen vertellen.

Wie aan het woord komt

Het bestuursorgaan is de formele geadresseerde van het onderzoek. Daarnaast noemt het eerste lid apart degene op wiens gedraging het verzoek ziet: de handhaver die de controle deed, de behandelaar die de brief schreef. Die persoon heeft een eigen belang bij het onderzoek en krijgt daarom een eigen gelegenheid om te reageren, los van wat zijn werkgever aanvoert. En natuurlijk komt de verzoeker aan het woord, ook nadat het bestuursorgaan zijn lezing heeft gegeven.

Let op de formulering: partijen krijgen de gelegenheid hun standpunt toe te lichten. Wie die kans laat lopen, blokkeert het onderzoek niet. De ombudsman kan dan verder met wat hij wel heeft.

De ombudsman kiest de vorm

Het tweede lid geeft de ombudsman de regie over de vorm. Hij kan volstaan met een schriftelijke ronde, hij kan mensen apart uitnodigen voor een gesprek, en hij kan partijen samen aan tafel zetten. Er is geen recht op een zitting en geen recht om per se in elkaars aanwezigheid te worden gehoord.

Die vrijheid past bij de aard van het ombudswerk. Een eenvoudige zaak over een niet beantwoorde brief is met twee schriftelijke reacties opgehelderd. Bij een conflict dat is vastgelopen op bejegening kan juist een gezamenlijk gesprek helpen: dan wordt duidelijk waar het misging en soms is het probleem daarmee al opgelost.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een ondernemer klaagt dat een toezichthouder van de omgevingsdienst hem tijdens een controle onheus bejegende en zijn bedrijfsruimte doorzocht zonder uitleg. De ombudsman vraagt de omgevingsdienst schriftelijk om een reactie en het inspectieverslag, en vraagt de toezichthouder afzonderlijk om zijn eigen lezing. Omdat de verhalen op cruciale punten uiteenlopen, nodigt de ombudsman de ondernemer en de toezichthouder uit voor een gesprek in elkaars aanwezigheid. Daar blijkt dat de toezichthouder zich wel had voorgesteld, maar niet had verteld waarnaar hij zocht. Dat verschil bepaalt de uiteindelijke beoordeling.

In de praktijk

• Voor de verzoeker: beantwoord de vragen van de ombudsman concreet en op tijd. Als de reactie van het bestuursorgaan feitelijke onjuistheden bevat, benoem die dan puntsgewijs; dat is precies waarvoor deze ronde bedoeld is.
• Voor het bestuursorgaan: geef een inhoudelijke reactie in plaats van een herhaling van het eerdere klachtantwoord. Zorg dat de betrokken medewerker daadwerkelijk zelf kan reageren en dat zijn reactie niet in een organisatiestandpunt verdwijnt.
• Voor de betrokken medewerker: u hoeft niet te wachten tot uw werkgever iets namens u schrijft. U heeft een eigen gelegenheid om uit te leggen hoe de situatie er voor u uitzag.

Deze ronde staat los van de latere stap waarin de ombudsman zijn bevindingen voorlegt. Wat hier gebeurt, is het verzamelen van de standpunten; het voorleggen van de conceptbevindingen aan partijen is geregeld in artikel 9:35 Awb.