Artikel 8:39 Awb: Stukken die u van de griffier krijgt

Dit artikel verplicht de griffier van de bestuursrechter om de stukken die op de zaak betrekking hebben door te sturen naar de partijen. Wie beroep heeft ingesteld, krijgt dus niet alleen zijn eigen beroepschrift en het verweer onder ogen, maar het hele dossier waarop de rechter zijn oordeel gaat baseren.

Achter die verplichting zit een eenvoudige gedachte: je kunt je alleen verweren tegen stukken die je hebt gezien. Het dossier van de rechter en het dossier van partijen moeten daarom in beginsel gelijk zijn.

Welke stukken, en hoe snel

De wet spreekt van de op de zaak betrekking hebbende stukken. Dat is ruimer dan alleen het bestreden besluit: het gaat om alles wat bij de rechter is ingebracht en wat voor de beoordeling van belang kan zijn, zoals adviezen, rapporten, verslagen van de hoorzitting in bezwaar en interne notities die aan het besluit ten grondslag liggen. Het bestuursorgaan levert die stukken aan op grond van artikel 8:42 Awb; de griffier zorgt voor doorzending. "Zo spoedig mogelijk" betekent dat de griffier daar niet mee wacht tot vlak voor de zitting, zodat partijen tijd hebben om te reageren.

Drie uitzonderingen op de toezendplicht

• Geheimhouding. Heeft de rechter op grond van artikel 8:29 Awb beslist dat bepaalde stukken alleen voor hem bestemd zijn, dan gaan die niet naar de andere partijen.
• Beperkte kennisneming. Bij een beslissing op grond van artikel 8:32 Awb kan inzage worden voorbehouden aan een gemachtigde die advocaat of arts is of daarvoor bijzondere toestemming van de rechter heeft gekregen. De stukken gaan dan naar die gemachtigde en niet naar de partij zelf.

- Openbaarmakingszaken. Gaat de procedure zelf over documenten waarvan op grond van de Wet open overheid om openbaarmaking of verstrekking is gevraagd, dan stuurt de griffier die documenten niet rond. Anders zou de procedure het geschil zelf al beslissen voordat er uitspraak is.

Te dikke of te grote dossiers

Het tweede lid geeft de griffier een praktische uitweg. Zeer omvangrijke stukken, en stukken die zich slecht laten kopiëren, zoals een maquette, een fysiek monster of een ingebonden archiefband met originelen, hoeft hij niet te versturen. Hij moet partijen daar dan wel over informeren en erbij vermelden dat de stukken gedurende een door hem bepaalde termijn van ten minste een week ter griffie ter inzage liggen. Die minimumtermijn is een ondergrens, geen standaard: bij een fors dossier ligt een ruimere periode voor de hand.

Het derde lid geeft partijen het recht om van die stukken afschriften of uittreksels te krijgen. Voor de kosten daarvan geldt wat bij en krachtens de Wet tarieven in strafzaken is bepaald.

Een omwonende stelt beroep in tegen een vergunning voor een veehouderij. Het bestuursorgaan zendt het dossier in, inclusief een geluidsrapport met honderden pagina's meetgegevens en een ingebonden band met de oorspronkelijke vergunningstukken uit de jaren tachtig. De griffier stuurt het gewone dossier door, maar bericht dat de meetgegevens en de band drie weken ter griffie ter inzage liggen. De omwonende maakt een afspraak, bladert de stukken ter plaatse door en vraagt van vijf pagina's een afschrift.

In de praktijk

• Voor de burger: loop bij ontvangst de inhoudsopgave na en vergelijk die met wat u zelf in bezwaar hebt gezien. Ontbreekt er iets, meld dat dan meteen schriftelijk bij de rechtbank in plaats van pas op de zitting. Laat ook een aankondiging van terinzagelegging niet liggen: die termijn is kort.
• Voor het bestuursorgaan: lever een geordende en genummerde set aan en houd stukken niet achter zonder een uitdrukkelijk beroep op artikel 8:29 Awb. Achterhouden zonder grond kan zich later tegen u keren.

Deze bepaling hoort bij artikel 8:40 Awb, dat regelt dat bij een beroepschrift van meerdere personen kan worden volstaan met verzending aan de eerstgenoemde indiener.