Artikel 6:14 Awb: De ontvangstbevestiging van bezwaar en beroep

Dit artikel regelt twee eenvoudige maar praktische verplichtingen. Het orgaan dat een bezwaar- of beroepschrift binnenkrijgt, moet de ontvangst daarvan schriftelijk bevestigen. En bij een beroepschrift moet dat orgaan zo snel mogelijk laten weten aan het bestuursorgaan dat het bestreden besluit nam dat er beroep loopt. Zo weet de indiener dat zijn stuk is aangekomen en weet het bestuur dat zijn besluit wordt aangevochten.

Die bevestiging is geen beleefdheidsvorm. Voor wie procedeert is het vaak het enige tastbare bewijs dat het stuk op tijd binnen was, en het moment waarop de behandeling zichtbaar begint te lopen.

De schriftelijke bevestiging

De verplichting rust op het orgaan waarbij het stuk is ingediend. Bij bezwaar is dat meestal het bestuursorgaan dat het besluit nam, bijvoorbeeld het college van burgemeester en wethouders of een uitkeringsinstantie. Bij beroep is dat de bestuursrechter. De bevestiging moet schriftelijk zijn; een telefonische mededeling volstaat niet. De wet schrijft niet voor wat er verder in die bevestiging moet staan, maar in de praktijk bevat zij de datum van ontvangst, een zaaknummer en een contactpersoon.

Ontbreekt de bevestiging, dan is uw bezwaar of beroep daarmee niet verdwenen. Of het stuk op tijd was, hangt af van het moment waarop het binnenkwam of, bij verzending per post, van de vraag of het vóór het einde van de termijn is gepost en uiterlijk een week daarna is ontvangen (artikel 6:9 Awb). Het moment waarop de bevestiging werd verstuurd, speelt daarbij geen rol. Wel is het verstandig om na te bellen als een bevestiging uitblijft: soms is het stuk bij een verkeerde afdeling of postbus beland.

Het bestuursorgaan wordt gewaarschuwd

Bij beroep speelt nog iets anders. De rechter behandelt de zaak, maar het bestuursorgaan dat het besluit nam moet zich kunnen verweren en moet het dossier kunnen aanleveren. Daarom moet het orgaan waarbij het beroepschrift is ingediend het bestuursorgaan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen. Pas daarna kan het bestuursorgaan doen wat artikel 8:42 Awb van hem vraagt: de op de zaak betrekking hebbende stukken inzenden en een verweerschrift indienen. "Zo spoedig mogelijk" is geen vaste termijn maar een inspanningsverplichting: het moet gebeuren zodra dat redelijkerwijs kan, zonder onnodig wachten.

Een voorbeeld

Een ondernemer krijgt een last onder dwangsom van de gemeente en stuurt op de laatste dag van de termijn een bezwaarschrift per post. Twee weken later heeft hij nog niets gehoord en begint hij te twijfelen of zijn brief wel is aangekomen. Hij belt de gemeente, die het stuk terugvindt bij een andere afdeling en alsnog een ontvangstbevestiging stuurt met de oorspronkelijke ontvangstdatum. Omdat de brief op de laatste dag is gepost en binnen een week binnenkwam, is het bezwaar op tijd. De datum waarop de bevestiging is gemaakt, doet daarvoor niet ter zake.

In de praktijk

• Voor indieners: bewaar de ontvangstbevestiging bij uw dossier. Samen met uw verzendbewijs is dat het beste bewijs dat u tijdig hebt gereageerd.
• Blijft de bevestiging weg, vraag er dan schriftelijk om en verwijs naar de datum waarop u hebt ingediend. Doe dat ruim binnen de tijd, zodat u zo nodig nog kunt herstellen.
• Voor bestuursorganen: bevestig ook stukken die op het eerste gezicht geen bezwaarschrift lijken maar het inhoudelijk wel zijn. Een brief met de strekking "ik ben het er niet mee eens" telt mee, hoe die ook is genoemd.

- Zorg dat de kennisgeving aan het bestuursorgaan bij beroep meteen wordt weggezet; vertraging daar loopt aan het eind van de procedure door in de doorlooptijd van de hele zaak.

Verhouding tot andere artikelen

Kwam het bezwaar- of beroepschrift bij het verkeerde orgaan binnen, dan geldt de doorzendplicht van artikel 6:15 Awb en blijft de ontvangstdatum bij het onbevoegde orgaan bepalend. Mist het stuk een verplicht onderdeel, dan biedt artikel 6:6 Awb de mogelijkheid om een hersteltermijn te geven voordat het bezwaar of beroep niet-ontvankelijk wordt verklaard.