Artikel 9:35 Awb: Wederhoor op de bevindingen van de ombudsman

Dit artikel regelt de laatste stap voordat de ombudsman een onderzoek afsluit. Hij mag zijn onderzoek niet stilletjes beëindigen: eerst stuurt hij zijn bevindingen schriftelijk naar drie partijen, en daarna krijgen die partijen de gelegenheid om daarop te reageren. De drie zijn het betrokken bestuursorgaan, degene om wiens gedraging het gaat, en de verzoeker die het onderzoek in gang zette.

De reden hiervoor is praktisch en principieel tegelijk. Een ombudsmanonderzoek mondt uit in een rapport met een oordeel over de vraag of een gedraging behoorlijk was. Zo'n oordeel raakt de reputatie van een gemeente, een uitkeringsinstantie of een individuele ambtenaar, en het raakt het vertrouwen van de burger in het bestuur. Voordat dat oordeel vastligt, moet iedereen die het aangaat de feitelijke basis ervan kunnen controleren.

Bevindingen zijn nog geen oordeel

Bevindingen zijn de feiten zoals de ombudsman ze na zijn onderzoek reconstrueert: wat gebeurde er wanneer, wie deed wat, welke stukken en verklaringen zijn er. Het oordeel over de behoorlijkheid volgt pas later, in het rapport. De ombudsman vraagt in deze fase dus niet "vindt u dat u fout zat?", maar "klopt dit feitenrelaas?". Door die scheiding blijft de discussie zakelijk en gaat zij over verifieerbare punten in plaats van over schuld.

Drie geadresseerden, drie belangen

• Het bestuursorgaan kan aanvullen wat in het dossier ontbrak, een verkeerd begrepen werkproces uitleggen of stukken alsnog overleggen.
• Degene op wiens gedraging het verzoek ziet is vaak een individuele medewerker of bestuurder. Die krijgt een eigen, zelfstandige reactiemogelijkheid, los van de organisatie waarvoor hij werkt. Dat is belangrijk, omdat het rapport straks een oordeel over zijn handelen kan bevatten.

- De verzoeker kan aangeven dat zijn klacht op een onderdeel verkeerd is opgevat, of dat een gebeurtenis die hij belangrijk vindt ontbreekt in het overzicht.

De termijn bepaalt de ombudsman zelf

De wet noemt geen vaste reactietermijn. De ombudsman stelt die zelf vast, en kan daarbij rekening houden met de omvang van het dossier en met de vraag hoeveel partijen moeten meelezen. Een reactietermijn van enkele dagen op een lijvig feitenrelaas past slecht bij de bedoeling van dit artikel; een ruime termijn bij een eenvoudig geschil vertraagt de zaak onnodig. Wie de gestelde termijn ongebruikt laat verstrijken, verspeelt geen recht, maar geeft de ombudsman wel het signaal dat er niets aan de feiten valt af te dingen.

Een voorbeeld

Een ondernemer klaagt dat de gemeente maandenlang niet reageerde op zijn aanvraag voor een standplaatsvergunning. De ombudsman stuurt zijn bevindingen rond: tussen maart en september is er geen enkel bericht naar de aanvrager gegaan. De gemeente reageert binnen de gestelde termijn en legt een tussenbericht uit mei over, dat naar een oud adres bleek te zijn verzonden. De ombudsman past het feitenrelaas aan. Het uiteindelijke oordeel dat de afhandeling te lang duurde blijft overeind, maar de onjuiste zin dat er geen enkel contact is geweest, staat niet in het rapport.

In de praktijk

• Voor de verzoeker: reageer op feiten, niet op toon. Schrijf per punt welke gebeurtenis ontbreekt of verkeerd staat weergegeven en voeg het bewijs bij: een e-mail, een brief, een afspraakbevestiging. Herhaal niet je hele klacht.
• Voor het bestuursorgaan: behandel de bevindingenbrief niet als een formaliteit die naar de juridische afdeling kan. Dit is de laatste kans om een feitelijke fout te corrigeren voordat het rapport naar buiten gaat. Zorg dat de medewerker om wiens gedraging het gaat de brief daadwerkelijk onder ogen krijgt en zelf kan reageren.

De uitkomst van deze ronde landt in het rapport dat de ombudsman op grond van artikel 9:36 Awb opstelt en verzendt. Daarmee sluit dit artikel de onderzoeksfase af: alles wat daarna nog volgt, is oordeel en openbaarmaking.