Artikel 4:61 Awb: Activiteitenplan en begroting bij de aanvraag

Een aanvraag voor een subsidie per boekjaar bestaat uit meer dan een brief met een bedrag. Dit artikel schrijft voor welke twee stukken er in ieder geval bij horen: een activiteitenplan en een begroting. Daarnaast moet de aanvrager melden hoe groot zijn egalisatiereserve is, als hij die heeft. Samen geven die stukken het bestuursorgaan het beeld dat het nodig heeft: wat gaat de instelling doen, wat kost dat, en welk eigen vermogen heeft zij al om tegenvallers op te vangen.

De woorden "in ieder geval" zijn belangrijk. Dit is een ondergrens, geen bovengrens. Een subsidieverordening of het aanvraagformulier van de gemeente mag meer vragen, bijvoorbeeld een meerjarenplan, een overzicht van samenwerkingspartners of gegevens over de beloning van bestuurders.

Het activiteitenplan

Het activiteitenplan beschrijft wat de instelling het komende jaar gaat doen en waarom. Wat er precies in moet staan, werkt artikel 4:62 Awb uit. Het plan mag achterwege blijven als redelijkerwijs kan worden aangenomen dat daaraan geen behoefte is. Die uitzondering is bedoeld voor situaties waarin de activiteiten al volledig vastliggen, bijvoorbeeld omdat ze in de wet of in een meerjarige afspraak zijn omschreven. Bij een instelling die elk jaar hetzelfde doet, is dat een verleidelijke redenering, maar het bestuursorgaan bepaalt of die uitzondering opgaat — niet de aanvrager.

De begroting

De begroting laat de geldkant zien en is uitgewerkt in artikel 4:63 Awb. Ook hier is een uitzondering: de begroting kan achterwege blijven als zij voor de berekening van het subsidiebedrag niet van belang is. Dat speelt bij subsidies die op een andere maatstaf worden berekend, bijvoorbeeld een vast bedrag per lid of per behandelde cliënt. Zodra het subsidiebedrag afhangt van de te verwachten kosten en inkomsten, is de begroting onmisbaar en gaat de uitzondering niet op.

De egalisatiereserve

Beschikt de aanvrager over een egalisatiereserve als bedoeld in artikel 4:72 Awb — een reserve waarin exploitatieoverschotten worden gestort en waaruit tekorten worden gedekt — dan vermeldt de aanvraag hoe groot die reserve is. Zo kan het bestuursorgaan meewegen dat een instelling al een buffer heeft. Een sportkoepel die om extra subsidie vraagt terwijl er een forse reserve klaarstaat, moet daar open over zijn; het verzwijgen ervan raakt de kern van het vertrouwen in de subsidierelatie.

Voorbeeld

Een theaterstichting vraagt subsidie aan voor het komende seizoen. Zij stuurt een activiteitenplan met vier eigen producties en honderd schoolvoorstellingen, een begroting met geraamde inkomsten uit kaartverkoop, fondsen en subsidie, en zij meldt een egalisatiereserve van 40.000 euro. De gemeente ziet dat de begroting sluit dankzij een post "overige baten" zonder onderbouwing en vraagt om aanvulling. Levert de stichting die niet, dan kan de gemeente de aanvraag buiten behandeling laten op grond van artikel 4:5 Awb.

In de praktijk

• Voor de instelling: laat plan en begroting één op één op elkaar aansluiten. Elke activiteit uit het plan moet in de begroting terug te vinden zijn en omgekeerd; dat is de eerste controle die elke subsidieambtenaar uitvoert.
• Voor het bestuursorgaan: beroep op een uitzondering vraagt om motivering. Laat u een activiteitenplan of begroting achterwege, leg dan vast waarom, zodat bij de vaststelling later duidelijk is waaraan het bestede geld moet worden getoetst.