Artikel 6:17 Awb: Stukken gaan naar uw gemachtigde

Dit artikel regelt waar de post naartoe gaat als u zich laat vertegenwoordigen. Heeft u een advocaat, een rechtsbijstandverlener, een vakbondsjurist of iemand anders gemachtigd om uw bezwaar of beroep te voeren, dan moet het orgaan dat over de zaak beslist de op de zaak betrekking hebbende stukken in ieder geval aan die gemachtigde ter beschikking stellen. Uw vertegenwoordiger moet immers over hetzelfde dossier beschikken als u.

De bepaling voorkomt een probleem dat in de praktijk veel schade aanricht: een uitnodiging voor een hoorzitting of een verzoek om aanvullende stukken die alleen naar het huisadres gaat en daar blijft liggen, terwijl de gemachtigde van niets weet en de termijn intussen verstrijkt.

Wat betekent 'in ieder geval'

De woorden "in ieder geval" leggen een ondergrens vast, geen maximum. Het orgaan mag de stukken daarnaast ook aan de belanghebbende zelf sturen, en doet dat vaak ook. Maar het mag zich er niet toe beperken alleen de belanghebbende te bedienen zodra bekend is dat er een gemachtigde is. Wie als bestuursorgaan of rechter de gemachtigde overslaat, schendt deze verplichting, ook als de stukken de belanghebbende zelf wel hebben bereikt.

Het niet naleven van deze plicht kan gevolgen hebben voor termijnen. Is een beslissing alleen naar de belanghebbende gestuurd en is de gemachtigde daardoor te laat met bezwaar of beroep, dan wordt die overschrijding de belanghebbende in de regel niet aangerekend (artikel 6:11 Awb).

Om welke stukken gaat het en vanaf wanneer

Het gaat om de op de zaak betrekking hebbende stukken: alles wat een rol speelt bij de beoordeling van het bezwaar of beroep. Denk aan het bestreden besluit met de onderliggende rapporten, controleverslagen, adviezen, correspondentie en de reactie van de wederpartij. Ook procedurele stukken zoals uitnodigingen en beslissingen over de gang van zaken horen daarbij: juist die stukken bevatten de termijnen waarop uw gemachtigde moet handelen.

De verplichting ontstaat zodra het orgaan weet dat iemand zich laat vertegenwoordigen. In de praktijk blijkt dat uit het bezwaar- of beroepschrift zelf, uit een schriftelijke machtiging of uit een brief waarin de gemachtigde zich meldt. Hoe eerder en hoe duidelijker dat gebeurt, hoe kleiner de kans dat stukken de verkeerde kant op gaan. Wisselt u van gemachtigde of neemt u de zaak weer zelf ter hand, meld dat dan uitdrukkelijk; het orgaan blijft anders sturen naar wie het laatst bekend was.

Een voorbeeld

Een werknemer laat zijn bezwaar tegen een besluit over zijn arbeidsongeschiktheidsuitkering voeren door een jurist van zijn rechtsbijstandverzekeraar. De uitvoeringsinstantie stuurt de uitnodiging voor de hoorzitting en het medisch dossier alleen naar het woonadres van de werknemer, die met vakantie is. De jurist hoort pas na de zitting dat die heeft plaatsgevonden. Dat is niet zoals het hoort: de stukken hadden hoe dan ook ook naar de gemachtigde gemoeten, en de zaak zal opnieuw moeten worden ingepland.

In de praktijk

• Voor de belanghebbende: maak in uw eerste brief glashelder wie uw gemachtigde is, met naam, adres en e-mailadres, en voeg een ondertekende machtiging bij.
• Controleer bij uw gemachtigde of hij de stukken werkelijk heeft ontvangen. Krijgt u zelf post die uw gemachtigde niet heeft gezien, stuur die dan meteen door.
• Voor bestuursorganen: leg de gemachtigde vast in het zaakdossier en richt de correspondentie daarop in. Stuur bij twijfel aan beiden; dat kost niets en voorkomt dat een hoorzitting of een hersteltermijn overnieuw moet.

- Ga bij een wisseling van gemachtigde niet af op een telefoontje alleen, maar vraag om een nieuwe schriftelijke machtiging voordat u het dossier naar een ander adres stuurt.

Verhouding tot andere artikelen

Het recht om je te laten bijstaan of vertegenwoordigen staat in artikel 2:1 Awb, dat ook de bevoegdheid geeft om een schriftelijke machtiging te verlangen. Voor de procedure bij de bestuursrechter bevat artikel 8:24 Awb een eigen regeling over bijstand en vertegenwoordiging.