Artikel 3:8 Awb: Vermelding van de adviseur in het besluit

Dit artikel bevat een korte maar praktische opdracht: in of bij het besluit wordt vermeld welke adviseur advies heeft uitgebracht. Wie het besluit leest, moet dus kunnen zien dat er is geadviseerd en door wie, zonder daarvoor eerst het dossier te hoeven opvragen.

De reden is controleerbaarheid. Een advies van buiten weegt vaak zwaar in de besluitvorming. Blijft onzichtbaar wie het heeft geschreven, dan kan een belanghebbende niet nagaan of die adviseur wel de aangewezen instantie was, of hij voldoende afstand had tot de zaak en of zijn deskundigheid past bij de vraag. Dan valt er ook niets gericht tegenin te brengen.

In of bij het besluit

De wet laat de vorm vrij. De vermelding mag in de tekst van het besluit staan, maar ook in een bijlage of in de begeleidende stukken die met het besluit worden meegestuurd. Waar het om gaat is dat de vermelding het besluit vergezelt en de geadresseerde bereikt. Alleen een aantekening in een intern dossier is niet genoeg.

De verplichting geldt voor de adviseur zoals die in deze afdeling is omschreven: de wettelijk aangewezen adviseur die niet onder verantwoordelijkheid van het beslissende bestuursorgaan werkt. Interne notities van eigen medewerkers hoeven op grond van dit artikel niet te worden vermeld.

Vermelden is nog geen motiveren

Noemen wie heeft geadviseerd is iets anders dan uitleggen waarom het besluit luidt zoals het luidt. Die motiveringsplicht staat in artikel 3:46 Awb. Wel bestaat er een handige koppeling: artikel 3:49 Awb maakt het mogelijk om voor de motivering te verwijzen naar een uitgebracht advies, mits dat advies zelf de motivering bevat en er kennis van is of wordt gegeven. Die route werkt alleen als duidelijk is om welk advies het gaat, en dat is precies wat dit artikel afdwingt.

Een voorbeeld

Iemand krijgt een afwijzing op een aanvraag. In de brief staat dat de aanvraag niet voldoet aan de gestelde eisen, zonder meer. Pas na navraag blijkt dat een externe commissie negatief heeft geadviseerd en dat de gemeente dat advies heeft gevolgd. Doordat de commissie niet werd genoemd, is er in de bezwaartermijn kostbare tijd verloren aan uitzoekwerk dat het besluit zelf had moeten wegnemen. Was de adviseur wel vermeld, dan had de aanvrager meteen het advies kunnen opvragen en zijn bezwaar daarop kunnen richten.

Als de vermelding ontbreekt

Het ontbreken van de vermelding is een gebrek in het besluit. Meestal is het te herstellen: in bezwaar kan het bestuursorgaan alsnog duidelijk maken wie heeft geadviseerd en het advies overleggen. Blijkt dat niemand daardoor in zijn belangen is geschaad, dan kan het gebrek met toepassing van artikel 6:22 Awb worden gepasseerd. Heeft iemand door de onduidelijkheid zijn bezwaar niet goed kunnen onderbouwen, dan ligt dat anders.

In de praktijk

• Voor het bestuursorgaan. Zet standaard in de besluittekst welk advies is uitgebracht, door wie en van welke datum, en stuur het advies mee of geef aan hoe het is op te vragen. Dat scheelt bezwaarschriften die alleen over onduidelijkheid gaan.
• Voor burgers en bedrijven. Staat er geen adviseur vermeld terwijl u vermoedt dat er wel is geadviseerd, vraag het dan direct op en vraag ook om de opdracht en de meegestuurde stukken. In bezwaar hebt u recht op inzage in de stukken die op de zaak betrekking hebben, zoals geregeld in artikel 7:4 Awb.