Artikel 2:15 Awb: Weigeren van een elektronisch bericht

Artikel 2:15 Awb geeft het bestuursorgaan twee weigeringsgronden voor elektronisch verkeer, en verplicht het om een weigering te melden. Het is de veiligheidsklep van de afdeling: het recht om elektronisch in te dienen is ruim, maar niet onbegrensd.

Beide gronden zijn beperkt geformuleerd — "voor zover" — en dat is geen toeval. Een weigering mag niet verder gaan dan het probleem dat zij oplost.

De eerste grond: onevenredige belasting

Het eerste lid ziet op elektronisch verschafte gegevens en bescheiden waarvan de aanvaarding tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden. Denk aan honderden losse bestanden zonder ordening, aan een bestandsformaat dat het bestuursorgaan niet kan openen, of aan een omvang die het systeem niet aankan.

De maatstaf is onevenredigheid, en dat is meer dan ongemak. Dat een dossier groot is of dat het uitzoeken tijd kost, is op zichzelf geen grond; het bestuursorgaan is ervoor om aanvragen te behandelen. Het gaat om gevallen waarin de verwerking redelijkerwijs niet van het bestuursorgaan kan worden gevergd.

De weigering kan gedeeltelijk zijn. Zijn drie van de dertig bijlagen onbruikbaar, dan worden die drie geweigerd en wordt de rest gewoon behandeld.

De tweede grond: onvoldoende betrouwbaar of vertrouwelijk

Het tweede lid spiegelt de eis die artikel 2:9 Awb aan het bestuursorgaan zelf stelt. Is de betrouwbaarheid of de vertrouwelijkheid van een binnengekomen bericht onvoldoende gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud ervan en het doel waarvoor het wordt gebruikt, dan mag het worden geweigerd.

Praktische voorbeelden liggen voor de hand: een bestand met schadelijke code, een bericht waarvan de afzender niet is vast te stellen terwijl het om gevoelige gegevens gaat, of gezondheidsgegevens die onbeveiligd via een algemene mailbox binnenkomen.

Ook hier geldt de proportionaliteit. Ontbreekt alleen een handtekening of is alleen de identiteit onzeker, dan ligt het meer voor de hand de afzender om herstel te vragen dan het bericht zonder meer te weigeren. Bovendien kan een weigering bij een bezwaar- of beroepschrift pas tot niet-ontvankelijkheid leiden nadat de indiener gelegenheid heeft gehad het verzuim binnen een gestelde termijn te herstellen (artikel 6:6 Awb, onder b).

De mededelingsplicht van het derde lid

Een weigering moet zo spoedig mogelijk aan de afzender worden meegedeeld. Dat is de belangrijkste waarborg van het artikel: zonder mededeling weet de afzender niet dat zijn stuk niet in behandeling is, en loopt hij ongemerkt een termijn mis.

De mededeling hoeft geen ingewikkeld document te zijn, maar moet wel duidelijk maken wát is geweigerd en waarom, zodat de afzender het kan herstellen. In de praktijk hoort daar ook bij: hoe het dan wel moet.

Wordt de mededeling nagelaten of komt zij te laat, dan kan dat bij een bezwaar- of beroepschrift een reden zijn om een daaruit voortvloeiende termijnoverschrijding verschoonbaar te achten op grond van artikel 6:11 Awb. Het gebrek ligt dan immers aan de kant van het bestuursorgaan.

Verhouding tot de andere bepalingen

Artikel 2:15 Awb gaat over berichten die op zichzelf via de goede weg binnenkomen maar inhoudelijk of technisch niet deugen. Komt een bericht via het verkeerde kanaal binnen, dan is artikel 2:16 Awb de juiste bepaling, en zorgt artikel 2:23 Awb voor extra tijd.

Een weigering op grond van dit artikel is geen besluit over de zaak zelf; zij zegt alleen iets over het stuk, dat alsnog op de juiste manier kan worden ingediend. Zonder gevolgen is zij daarmee niet. Is een aanvraag geheel of gedeeltelijk op grond van artikel 2:15 Awb geweigerd, dan kan het bestuursorgaan op grond van artikel 4:5 Awb, eerste lid, onder b, besluiten die aanvraag niet te behandelen, mits de aanvrager eerst gelegenheid heeft gehad de aanvraag binnen een gestelde termijn aan te vullen. Na de mededeling van het derde lid is snel herstellen dus geen overbodige zorgvuldigheid.