Artikel 2:14 Awb: Overige berichten: alleen als de weg is opengesteld

Artikel 2:14 Awb is de tegenhanger van artikel 2:13 Awb. Gaat het niet om een bericht in een procedure of een wettelijk voorgeschreven bericht, dan bestaat er geen recht op elektronische verzending. Zo'n ander bericht kan elektronisch aan een bestuursorgaan worden gezonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend, en het bestuursorgaan mag daarbij nadere eisen stellen.

De afdeling kent dus twee regimes naast elkaar: een recht voor het formele verkeer, en toestemming voor de rest.

Waar de grens ligt

Onder artikel 2:14 Awb vallen bijvoorbeeld een vrije vraag over beleid, een verzoek om een afspraak, een melding die geen wettelijke basis heeft, een uitnodiging of een reactie op een enquête. Zodra een bericht deel gaat uitmaken van een procedure over een besluit of een klacht, verschuift het naar artikel 2:13 Awb.

Die verschuiving kan tijdens de rit gebeuren. Een informele mail met een vraag over een vergunning is een bericht in de zin van artikel 2:14 Awb; dezelfde mail waarin om die vergunning wordt gevraagd, is een aanvraag en valt onder artikel 2:13 Awb.

"Kenbaar gemaakt"

Openstellen gebeurt door het kenbaar te maken. Dat kan uitdrukkelijk, door op de website te vermelden welke adressen en formulieren voor welke berichten beschikbaar zijn, of door daar een contactformulier aan te bieden. Het kan ook blijken uit een bestendige praktijk waarin het bestuursorgaan berichten via dat kanaal aanneemt en afhandelt. Dat een adres ergens te vinden is — in een colofon of onder de correspondentie — is op zichzelf niet genoeg: de wet verlangt dat het bestuursorgaan kenbaar maakt dát deze weg is geopend.

De keerzijde is dat een adres dat niet is opengesteld, ook geen verplichtingen schept. Een mail naar het privéadres van een ambtenaar of naar een adres dat alleen intern wordt gebruikt, hoeft niet als bericht te worden behandeld.

Het bestuursorgaan kan de openstelling ook beperken: alleen voor bepaalde onderwerpen, alleen voor bepaalde afzenders, of met een maximum aan bijlagen. Zulke nadere eisen mogen hier verder gaan dan bij artikel 2:13 Awb, omdat er geen recht op elektronische verzending in het geding is.

Wat er gebeurt als de weg niet openstaat

Is de elektronische weg voor het betreffende bericht niet geopend, dan hoeft het bestuursorgaan er niets mee te doen. Toch is dat zelden de verstandige route: de beginselen van behoorlijk bestuur brengen mee dat een burger die zich in redelijkheid heeft vergist, wordt geholpen in plaats van genegeerd.

Bovendien is de kwalificatie van een bericht niet altijd meteen duidelijk. Bij twijfel is het veiliger om het bericht te behandelen als een bericht in de zin van artikel 2:13 Awb en de afzender zo nodig op de juiste weg te wijzen, zoals artikel 2:16 Awb voorschrijft. Blijkt achteraf dat het een aanvraag of een bezwaarschrift was, dan is er dan geen schade ontstaan.

Voor de burger geldt het spiegelbeeld: voor alles wat met een procedure te maken heeft, is het verstandig het aangewezen kanaal te gebruiken en een bevestiging te bewaren. Voor de rest is een mail prima, zolang het adres zichtbaar is opengesteld.