Artikel 8:61 Awb: Zittingsleiding en het proces-verbaal

Dit artikel regelt twee dingen tegelijk: wie de zitting bij de bestuursrechter leidt, en hoe wordt vastgelegd wat er op die zitting is gebeurd. De voorzitter bepaalt de gang van zaken, de griffier houdt aantekening van wat er wordt besproken, en alleen in bepaalde gevallen wordt daarvan een officieel proces-verbaal opgemaakt.

De achtergrond is praktisch. Van de meeste zittingen komt geen woordelijk verslag; dat zou veel tijd kosten en zelden iets toevoegen. Pas als er reden is om het verloop van de zitting later te kunnen controleren, wordt de vastlegging opgewaardeerd tot een proces-verbaal.

De voorzitter heeft de leiding

De voorzitter bepaalt wie wanneer het woord krijgt, hoe lang iemand spreekt en wanneer een onderwerp voldoende is besproken. Wordt de zaak door één rechter behandeld, dan is die rechter tegelijk de voorzitter. Vindt u dat u onvoldoende aan het woord komt, zeg dat dan meteen op de zitting zelf: achteraf klagen over de leiding van de zitting is lastig als er niets van terug te vinden is.

Aantekening of proces-verbaal

Standaard houdt de griffier alleen aantekening van het verhandelde; dat is een beknopte werkaantekening, die bij hoger beroep wel met de stukken naar de hogerberoepsrechter gaat (artikel 8:107 Awb). Een echt proces-verbaal komt er in twee situaties. De bestuursrechter kan er zelf toe besluiten of op verzoek van een partij die daarbij belang heeft, en de hogerberoepsrechter of de Hoge Raad kan erom vragen. Vraagt u er zelf om, leg dan uit welk belang u erbij heeft: wat er precies is verklaard of toegezegd, en waarom dat voor de zaak uitmaakt.

Wat er in het proces-verbaal komt te staan

• De namen. Van de rechter of rechters, van de partijen en hun vertegenwoordigers of gemachtigden die zijn verschenen, van degenen die hen hebben bijgestaan en van de getuigen, deskundigen en tolken die op de zitting aanwezig waren.
• Het verloop. Een vermelding van wat er op de zitting over de zaak is voorgevallen. Dat is een zakelijke weergave, geen woordelijk verslag van alles wat is gezegd.

- Ondertekening en bijlagen. De voorzitter en de griffier ondertekenen het stuk; is een van beiden verhinderd, dan wordt dat erin vermeld. Overgelegde pleitnotities kunnen aan het proces-verbaal worden gehecht, zodat uw eigen tekst letterlijk in het dossier zit.

Een verklaring woordelijk laten opnemen

Voor verklaringen bestaat een zwaardere variant. De bestuursrechter kan bepalen dat de verklaring van een partij, getuige of deskundige helemaal in het proces-verbaal wordt opgenomen. Die verklaring wordt dan onmiddellijk op schrift gesteld en aan de betrokkene voorgelezen; die mag wijzigingen aanbrengen, die opnieuw worden opgeschreven en voorgelezen, en tekent daarna. Weigert iemand te tekenen of lukt dat niet, dan wordt de reden daarvan vermeld. Werkt de rechtbank in plaats van met een proces-verbaal met een beeld- of geluidsopname op grond van artikel 8:36e Awb, dan kan de hogerberoepsrechter of de Hoge Raad vragen om een schriftelijke weergave van de gesproken tekst.

Een voorbeeld. Een ondernemer vecht een last onder dwangsom aan. Op de zitting zegt de gemeente dat zij niet zal invorderen zolang de aanvraag om een vergunning loopt. De ondernemer wil dat vastgelegd zien en vraagt om een proces-verbaal, met het argument dat hij zich later op die toezegging moet kunnen beroepen. De bestuursrechter wijst dat toe; de griffier maakt het proces-verbaal op en stelt het aan beide partijen ter beschikking, omdat het gaat om een proces-verbaal dat op verzoek van een partij is bepaald.

In de praktijk

• Voor de burger of ondernemer. Vraag om een proces-verbaal zodra op de zitting iets belangrijks wordt gezegd dat niet in de stukken staat, en vraag het bij voorkeur nog op de zitting. Neem uw pleitnota op papier mee en geef die af, dan kan die aan het proces-verbaal worden gehecht.
• Voor het bestuursorgaan. Controleer een toegestuurd proces-verbaal meteen op onjuistheden en meld die schriftelijk. Realiseer u dat toezeggingen op de zitting vastgelegd kunnen worden en dat de hogerberoepsrechter er alsnog om kan vragen.