Artikel 7:7 Awb: Het verslag van de hoorzitting

Van iedere hoorzitting in de bezwaarprocedure moet een verslag worden gemaakt. Dit artikel legt die verplichting in één zin vast. Wie het verslag maakt, hoe uitgebreid het moet zijn en wanneer het klaar moet zijn, staat er niet bij. Dat betekent niet dat de vorm vrijblijvend is: het verslag moet bruikbaar zijn voor het doel waarvoor het bestaat.

Het horen is het scharnierpunt van de bezwaarprocedure. Wat daar wordt gezegd, moet doorwerken in de beslissing op bezwaar. Zonder schriftelijke neerslag kan niemand later nagaan wat er is aangevoerd: niet de ambtenaar die de beslissing schrijft maar zelf niet bij de zitting was, niet de belanghebbende die zich afvraagt of zijn argument is meegenomen, en niet de bestuursrechter die de beslissing beoordeelt.

Wat er in een verslag hoort te staan

De wet schrijft geen inhoud voor, maar uit het doel volgt wat er minimaal in thuishoort:

• Wie erbij waren. De belanghebbenden, hun gemachtigden, de personen die het horen deden en eventuele getuigen of deskundigen.
• Wat er is aangevoerd. De kern van de standpunten over en weer, inclusief de argumenten die nieuw waren ten opzichte van het bezwaarschrift.

- Wat er is toegezegd of afgesproken. Bijvoorbeeld dat een belanghebbende nog een rapport nastuurt, dat het bestuursorgaan iets zal navragen, of dat partijen gaan proberen er samen uit te komen.

Woordelijk of samenvattend

Een samenvattend verslag volstaat, zolang de kern van wat is aangevoerd erin terugkomt. Een woordelijk verslag is niet verplicht en levert vaak juist een onleesbaar stuk op. Veel bestuursorganen maken een geluidsopname als hulpmiddel bij het uitwerken; die opname vervangt het verslag niet, want de wet vraagt een verslag. Wordt gehoord door een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb, dan bevat het advies van die commissie een verslag van het horen, zodat het bestuursorgaan weet wat er is gezegd.

Een voorbeeld uit de praktijk

Iemand maakt bezwaar tegen de afwijzing van een aanvraag voor bijzondere bijstand voor een wasmachine. Op de hoorzitting zegt de behandelend ambtenaar toe nog eens te kijken naar de rekeningen die al waren ingeleverd. In de beslissing op bezwaar staat vervolgens dat de rekeningen ontbraken. Ligt er een verslag waarin de toezegging staat, dan is het verschil met één verwijzing aan te tonen. Ligt er geen verslag, dan staat het woord van de bezwaarmaker tegenover dat van het bestuursorgaan.

In de praktijk

• Voor de belanghebbende: vraag het verslag op als u het niet ongevraagd krijgt, en lees het na op punten die u wél hebt gezegd maar die er niet in staan. Reageer schriftelijk voordat de beslissing op bezwaar er ligt.
• Voor de belanghebbende: maak zelf korte aantekeningen tijdens de zitting, met name van toezeggingen en van namen. Dat kost niets en helpt bij het controleren van het verslag.
• Voor het bestuursorgaan: stuur het verslag mee met de beslissing op bezwaar of eerder. Een ontbrekend of pas in beroep opgedoken verslag roept de vraag op of het horen wel serieus is meegewogen.

Het verslag hangt samen met de motiveringsplicht van artikel 7:12 Awb: de beslissing op bezwaar moet laten zien wat er met het horen is gedaan. Komen er ná de zitting nog belangrijke feiten bij, dan geldt bovendien artikel 7:9 Awb.