Artikel 3:22 Awb: Samenhangend voorbereiden en meewerken

Dit artikel geeft de coördinatie inhoud. Het coördinerend bestuursorgaan moet een doelmatige en samenhangende voorbereiding van de besluiten bevorderen, de bevoegde organen moeten bij de beoordeling van de aanvragen rekening houden met de onderlinge samenhang, en zij moeten de medewerking verlenen die nodig is om de coördinatie te laten slagen.

Zonder deze norm zou coördinatie een lege huls zijn. Aanvragen die tegelijk binnenkomen en termijnen die gelijk lopen, hebben weinig waarde als elk orgaan vervolgens in zijn eigen koker blijft beoordelen. De winst zit in het voorkomen van dubbel onderzoek en van tegenstrijdige voorschriften.

Wat samenhangend voorbereiden betekent

Doelmatig en samenhangend voorbereiden gaat over het proces: één planning, gedeelde onderzoeksgegevens, gezamenlijk overleg en afspraken over wie wanneer wat oplevert. Wordt voor het project bodemonderzoek gedaan, dan hoort dat rapport bij alle betrokken organen op tafel te liggen en niet drie keer te worden opgevraagd bij de aanvrager. Ook hier geldt dat het coördinerend orgaan bevordert: het organiseert en houdt de vaart erin, maar gaat niet inhoudelijk over de besluiten van anderen.

Rekening houden met de samenhang

De bevoegde organen moeten bij de beoordeling in ieder geval rekening houden met twee dingen: de samenhang tussen de aanvragen en de samenhang tussen de te nemen besluiten. Dat is een verplichting om het andere besluit in beeld te hebben, geen bevoegdheid om op de stoel van de collega te gaan zitten. Elk orgaan toetst nog altijd aan zijn eigen wettelijke kader, en de samenhang levert op zichzelf geen nieuwe weigeringsgrond op.

Concreet betekent het dat een orgaan zijn voorschriften afstemt op wat het andere orgaan gaat voorschrijven, dat het niet uitgaat van een uitvoeringswijze die in het andere besluit onmogelijk wordt gemaakt, en dat het signaleert wanneer twee besluiten elkaar dreigen te bijten.

De medewerkingsplicht

Het tweede lid legt op alle bevoegde organen de plicht de medewerking te verlenen die voor het welslagen van de coördinatie nodig is. Dat is een inspanningsplicht: geleverd moet worden wat de coördinatie nodig heeft, maar de wet verbindt er geen eigen sanctie aan en het slagen zelf valt niet af te dwingen. In de praktijk gaat het om deelname aan overleg, het tijdig aanleveren van standpunten en conceptvoorschriften, het delen van stukken met het coördinerend orgaan en het respecteren van de gezamenlijke planning. Een orgaan dat niet reageert of pas op het laatste moment met een fundamenteel bezwaar komt, ondergraaft de hele operatie.

Een voorbeeld

Voor een fabriekshal worden een bouwtoestemming en een milieutoestemming gecoördineerd. Het milieuorgaan wil een geluidwal en gesloten gevelopeningen voorschrijven. Het bouwtoezicht stelt eisen aan ventilatie die juist openingen in diezelfde gevel veronderstellen. Doordat beide organen elkaars concepten in het gezamenlijke overleg zien, komt het conflict aan het licht voordat de besluiten zijn genomen. Er wordt een mechanische ventilatieoplossing gekozen die aan beide eisen voldoet. Zonder afstemming had de aanvrager twee toestemmingen gekregen die hij niet allebei kon uitvoeren.

In de praktijk

• Voor het coördinerend orgaan. Leg de planning en de rolverdeling schriftelijk vast, deel conceptvoorschriften vroeg en organiseer minstens één moment waarop alle ontwerpen naast elkaar liggen.
• Voor de andere organen. Reageer binnen de afgesproken termijnen en meld een principieel bezwaar meteen, niet pas bij de eindversie.
• Voor de aanvrager. Lever gegevens die meer organen nodig hebben één keer aan bij het coördinerend orgaan en vraag om afstemming zodra twee voorschriften elkaar lijken te bijten.

Waar artikel 3:21 Awb bepaalt wie de regie voert, staat hier wat die regie inhoudt. Artikel 3:23 Awb werkt vervolgens de praktische kant uit: hoe en wanneer de aanvragen worden ingediend.