Artikel 3:20 Awb: Wanneer geldt de coördinatieregeling?

Afdeling 3.5 bevat een compleet stelsel om besluiten van verschillende bestuursorganen samen voor te bereiden: één loket voor de aanvragen, één startmoment voor de beslistermijnen en onderlinge afstemming van de inhoud. Dit artikel bepaalt wanneer dat stelsel in werking treedt. Uit zichzelf gebeurt dat nooit; er moet een wettelijk voorschrift of een besluit van de betrokken bestuursorganen aan ten grondslag liggen.

De regeling ligt dus klaar als gereedschap dat op verzoek wordt ingeschakeld. Diezelfde techniek gebruikt de wet bij de uniforme openbare voorbereidingsprocedure: ook die geldt op grond van artikel 3:10 Awb alleen wanneer een wettelijk voorschrift of een bestuursorgaan haar van toepassing verklaart. Het voordeel is flexibiliteit. Coördinatie kost overleg en organisatie, en dat loont alleen bij projecten waarin de besluiten echt met elkaar verweven zijn.

De eerste weg: een wettelijk voorschrift

De wetgever kan vooraf, voor hele categorieën gevallen, bepalen dat de afdeling van toepassing is. Dat gebeurt bij projecten waarbij vrijwel altijd dezelfde vergunningen samenkomen, bijvoorbeeld bij grotere ingrepen in de fysieke leefomgeving. Het voordeel is kenbaarheid: aanvrager en bestuursorganen weten van tevoren waar zij aan toe zijn en hoeven er niet per geval over te onderhandelen. Het nadeel is starheid, want de regeling geldt dan ook in gevallen waarin coördinatie weinig oplevert. Voor die situaties biedt artikel 3:21 Awb, derde lid, een ventiel.

De tweede weg: het coördinatiebesluit

Ontbreekt zo'n wettelijke aanwijzing, dan kunnen de bestuursorganen die de betrokken besluiten nemen er samen voor kiezen. Zij nemen dan een coördinatiebesluit: een gezamenlijke beslissing waarin zij vastleggen op welke besluiten de afdeling van toepassing is. Alle organen die bevoegd zijn tot die besluiten moeten meedoen, want geen orgaan kan een ander eenzijdig in een gecoördineerde procedure trekken. In hetzelfde besluit wordt op grond van artikel 3:21 Awb ook het coördinerend bestuursorgaan aangewezen.

Waar de aanwijzing over gaat

De aanwijzing is besluitgericht, niet projectgericht. Alleen de besluiten die daadwerkelijk zijn aangewezen, volgen de regels over gelijktijdig aanvragen, onderlinge afstemming en het gezamenlijke startpunt van de beslistermijn. Een vergunning die er niet in staat, loopt haar eigen spoor met haar eigen termijn. Een precieze omschrijving is daarom belangrijk: onduidelijkheid over de vraag welke besluiten meedoen, leidt tot onduidelijkheid over termijnen.

Een voorbeeld

Een gemeente, een provincie en een waterschap willen een verouderd bedrijventerrein herontwikkelen. Nodig zijn een toestemming van de gemeente, een ontheffing van de provincie en een watervergunning van het waterschap. Er is geen wet die coördinatie voorschrijft. De drie organen nemen daarom samen een coördinatiebesluit waarin zij die drie besluiten aanwijzen en de gemeente als coördinerend orgaan noemen. Vanaf dat moment gelden de regels van deze afdeling: de initiatiefnemer dient zijn aanvragen bij de gemeente in en de beslistermijnen lopen gelijk op.

In de praktijk

• Voor initiatiefnemers. Coördinatie is niet af te dwingen, maar wel te vragen. Breng bij een groter plan vroeg in kaart welke organen betrokken zijn en stel voor om een coördinatiebesluit te nemen; het scheelt vooral tijd wanneer de besluiten inhoudelijk op elkaar ingrijpen.
• Voor bestuursorganen. Omschrijf in het coördinatiebesluit nauwkeurig om welke besluiten het gaat, wie het coördinerend orgaan is en vanaf wanneer de regeling loopt. Een besluit dat alleen naar het project verwijst, laat te veel open.

Deze bepaling staat vlak na artikel 3:19 Awb, dat het bestuursorgaan verplicht te bevorderen dat een aanvrager verneemt welke andere besluiten hij voor zijn activiteit nodig heeft. Die inspanningsplicht geldt altijd; de coördinatie van afdeling 3.5 is de zwaardere vervolgstap die alleen op aanwijzing in werking treedt.