Artikel 9:36a Awb: Openbaarheid van stukken bij de ombudsman

Dit artikel bepaalt wat er openbaar is van een ombudsmanonderzoek en wat niet. De hoofdregel is streng: alles wat bij de ombudsman ligt over een onderzoek en niet in het rapport is opgenomen, is niet openbaar. Daarnaast regelt het artikel wat er gebeurt als iemand bij de ombudsman informatie opvraagt die eigenlijk van een bestuursorgaan afkomstig is: dat verzoek gaat door naar dat bestuursorgaan.

Achter die regel zit een duidelijke gedachte. Een ombudsman kan alleen goed onderzoek doen als mensen vrijuit praten. Een ambtenaar die vreest dat zijn interne e-mail, zijn verklaring of zijn werkaantekening later integraal opvraagbaar is, vertelt minder. Datzelfde geldt voor een klager die persoonlijke omstandigheden op tafel legt. Door de onderzoeksstukken buiten de openbaarheid te houden, blijft de bereidheid om open kaart te spelen intact.

Het rapport is de openbare uitkomst

De wet trekt de grens bij het rapport. Wat de ombudsman in zijn rapport opneemt, is bedoeld voor de buitenwereld; wat hij eromheen verzamelt, is dat niet. Dat maakt het rapport tegelijk belangrijk en zorgvuldig werk: het is de enige route waarlangs informatie uit het onderzoek naar buiten komt. Deze bepaling geldt zowel voor onderzoek dat op verzoek van een burger is gestart als voor onderzoek dat de ombudsman uit eigen beweging instelt, bedoeld in artikel 9:18 Awb en artikel 9:26 Awb.

Niet openbaar is iets anders dan geheim voor betrokkenen

"Niet openbaar" betekent hier: niet toegankelijk voor het algemene publiek. Het betekent niet dat betrokkenen niets te zien krijgen. De verzoeker, het bestuursorgaan en degene om wiens gedraging het gaat hebben in de procedure zelf hun eigen positie, onder meer doordat de ombudsman zijn bevindingen op grond van artikel 9:35 Awb aan hen voorlegt en het rapport op grond van artikel 9:36 Awb aan hen toestuurt. De beperking richt zich op verzoeken van buitenstaanders.

Doorzending van verzoeken op grond van de Wet open overheid

Het tweede lid regelt een verkeersregel. Vraagt iemand bij de ombudsman met een beroep op de Wet open overheid informatie op die een bestuursorgaan voor het onderzoek heeft aangeleverd, dan behandelt de ombudsman dat verzoek niet zelf. Hij zendt het door aan dat bestuursorgaan. Dat is logisch: de documenten zijn daar ontstaan, het orgaan kent de context en kan de afweging over openbaarmaking het beste maken. Zo blijft de ombudsman buiten de discussie over openbaarheid van andermans stukken en houdt hij zijn onafhankelijke positie.

Een voorbeeld

Een lokale journalist schrijft over een onderzoek naar de handhaving van een gemeente. Nadat het rapport is verschenen, vraagt hij bij de ombudsman alle interne e-mails op die de gemeente tijdens het onderzoek heeft ingebracht. De ombudsman maakt die stukken niet openbaar: ze staan niet in het rapport. Voor zover het verzoek is gebaseerd op de Wet open overheid, stuurt hij het door naar de gemeente. Die neemt zelf een besluit over openbaarmaking, met de gebruikelijke afwegingen en uitzonderingsgronden, en tegen dat besluit kan de journalist bezwaar maken.

In de praktijk

• Voor journalisten en onderzoekers: richt je op het rapport en, voor de onderliggende stukken, op het bestuursorgaan zelf. Een verzoek aan de ombudsman levert voor door het bestuursorgaan verstrekte informatie alleen een doorzending op, wat tijd kost.
• Voor het bestuursorgaan: houd er rekening mee dat stukken die je aan de ombudsman geeft niet uit de openbaarheid verdwijnen. Ze blijven bij jou opvraagbaar en jij maakt de afweging, dus registreer wat je hebt aangeleverd.
• Voor de verzoeker: je klachtdossier bij de ombudsman ligt niet op straat. Wat je vertelt over je gezondheid, je schulden of je gezinssituatie komt alleen naar buiten als en voor zover de ombudsman het in het rapport nodig vindt.

Dit artikel vormt het sluitstuk van de ombudsmanprocedure: artikel 9:35 Awb regelt het wederhoor, artikel 9:36 Awb het rapport en het oordeel, en dit artikel bepaalt hoe ver de openbaarheid daarvan reikt.