Artikel 9:28 Awb: Eisen aan het verzoekschrift bij de ombudsman

Dit artikel schrijft voor wat er ten minste in een verzoekschrift aan de ombudsman moet staan. Wie de Nationale ombudsman of een gemeentelijke ombudsman vraagt onderzoek te doen naar het gedrag van een bestuursorgaan, moet dat ondertekend doen en vijf gegevens aanleveren: wie u bent en waar u woont, de datum, om welke gedraging het gaat, waarom u die gedraging onbehoorlijk vindt, en wat er eerder met uw klacht bij het bestuursorgaan zelf is gebeurd.

De procedure zelf is informeel: de ombudsman is geen rechter en een verzoekschrift is geen processtuk, dus er is geen voorgeschreven formulering, geen griffierecht en geen verplichte rechtsbijstand. De inhoudseisen gaan wel verder dan bij de interne klacht van artikel 9:4 Awb, tweede lid. Dat is een bewuste keuze: wie bij de ombudsman aanklopt, heeft de klacht al aan het bestuursorgaan zelf voorgelegd, en dan mag worden verwacht dat het verzoek ook de gronden noemt en laat zien wat daar is gebeurd.

De vijf verplichte onderdelen

• Naam en adres. De ombudsman moet weten wie het verzoek doet en waarheen hij kan schrijven. Een volstrekt anoniem verzoek voldoet dus niet aan het eerste lid.
• Dagtekening. De datum van het verzoekschrift, die onder meer van belang is voor de vraag of het verzoek nog op tijd binnenkomt.
• De gedraging. Een omschrijving van wat er gebeurd is, met daarbij wie zich zo heeft gedragen. Klaagt u namens of over de behandeling van iemand anders, dan moet u ook aangeven jegens wie de gedraging heeft plaatsgevonden.
• De gronden. Uw argumenten: waarom vindt u dat het bestuursorgaan zich hier niet netjes heeft gedragen? Alleen zeggen dat u ontevreden bent, is te weinig.

- Het voortraject. Hoe u de klacht bij het bestuursorgaan zelf heeft ingediend en, als u dat weet, wat dat onderzoek opleverde, welk oordeel het bestuursorgaan gaf en welke conclusies het daaraan verbond. De ombudsman komt immers pas aan bod nadat het bestuursorgaan zelf de kans heeft gehad de klacht op te lossen; met die informatie ziet hij meteen wat er al is uitgezocht.

Een verzoek in een vreemde taal

Het tweede lid legt de vertaling bij de verzoeker. Is het verzoekschrift in een andere taal geschreven en is een vertaling nodig voor een goede behandeling, dan moet u zelf voor die vertaling zorgen. De maatstaf is praktisch: kan de ombudsman het stuk zonder vertaling behoorlijk behandelen, dan hoeft er niets vertaald te worden.

Eerst herstellen, niet meteen afwijzen

Het derde lid is de belangrijkste bescherming voor de verzoeker. Ontbreekt er een gegeven, is de handtekening vergeten of is een elektronisch verzonden verzoekschrift geheel of gedeeltelijk geweigerd op grond van artikel 2:15 Awb, dan wijst de ombudsman het verzoek niet zomaar af. Hij stelt u in de gelegenheid het gebrek te herstellen en stelt daarvoor zelf een termijn. Pas als u die kans onbenut laat, kan het verzoek stranden.

Een voorbeeld. Iemand mailt de ombudsman dat de gemeente maandenlang niet reageerde op zijn verzoek om een gehandicaptenparkeerkaart. Hij beschrijft wat er gebeurde, maar vermeldt niet of hij daarover al bij de gemeente heeft geklaagd en zet er geen datum onder. De ombudsman stuurt een brief met de vraag beide punten binnen twee weken aan te vullen. De man stuurt zijn klachtbrief aan de gemeente mee en dateert zijn aanvulling. Daarmee zijn beide verzuimen hersteld en kan de ombudsman beoordelen of hij onderzoek gaat doen.

In de praktijk

• Voor de verzoeker: stuur de klachtbrief aan het bestuursorgaan en het antwoord daarop meteen mee. Beschrijf de gedraging concreet, met data en namen van afdelingen, en schrijf in eigen woorden waarom u die gedraging onbehoorlijk vindt. Reageer altijd binnen de hersteltermijn, ook als u maar een deel kunt aanleveren.
• Voor het bestuursorgaan: een duidelijke, schriftelijke afronding van de eigen klachtbehandeling maakt het voor de burger eenvoudiger om aan het eerste lid te voldoen, en voorkomt dat de ombudsman het dossier bij nul moet beginnen.