Artikel 9:25 Awb: Bericht dat de ombudsman niets doet

Dit artikel verplicht de ombudsman om open kaart te spelen wanneer hij geen onderzoek instelt of een lopend onderzoek staakt. Hij laat dat zo snel mogelijk schriftelijk aan de verzoeker weten en vermeldt daarbij waarom. Wie een klacht indient, mag dus nooit met stilte worden afgescheept: er komt altijd een bericht, en dat bericht bevat een uitleg.

De verplichting hoort bij de drie voorgaande bepalingen. Blijkt de ombudsman onbevoegd op grond van artikel 9:22 Awb, of maakt hij gebruik van zijn vrijheid om af te zien van onderzoek op grond van artikel 9:23 Awb of artikel 9:24 Awb, dan is deze mededeling het sluitstuk. Zonder die uitleg zou een verzoeker niet kunnen nagaan of hij nog iets kan doen: alsnog eerst bij het bestuursorgaan klagen, een ontbrekend gegeven aanleveren of de zaak bij de rechter aanbrengen.

Wat er in het bericht hoort te staan

• Schriftelijk. Een telefoontje volstaat niet. De verzoeker moet iets in handen hebben.
• Met redenen. Niet alleen de conclusie, maar de grond: welke omstandigheid maakt dat de ombudsman de zaak laat liggen.

- Zo spoedig mogelijk. De wet noemt geen vaste termijn, maar wel een norm: zodra duidelijk is dat er geen onderzoek komt, gaat het bericht eruit. Iemand maandenlang laten wachten op de mededeling dat er niets gebeurt, is niet in lijn met deze bepaling.

Wie het bericht krijgt

Het eerste lid richt zich op de verzoeker: hij is degene die met de uitkomst verder moet. Het tweede lid breidt de kring uit voor één specifiek geval, namelijk als de ombudsman een onderzoek dat al liep niet voortzet. Dan gaat dezelfde mededeling ook naar het bestuursorgaan en, als het onderzoek zich op de gedraging van een bepaalde persoon richtte, naar die persoon zelf.

Dat verschil is goed te verklaren. Zolang er nog geen onderzoek is gestart, weet het bestuursorgaan meestal van niets en hoeft het ook niets te horen. Is het onderzoek eenmaal begonnen, dan zijn er stukken opgevraagd en zijn ambtenaren bevraagd. Voor hen is het een belasting om te weten dat er een onderzoek naar hun handelen loopt. Zij hebben er recht op te horen dat het van tafel is, in plaats van het te moeten afleiden uit het uitblijven van nieuws.

Een voorbeeld

Een ombudsman start een onderzoek naar de bejegening van een bijstandsgerechtigde door een klantmanager. Tijdens het onderzoek biedt de gemeente excuses aan, herziet zij haar beslissing en is de klager tevreden. De ombudsman beëindigt het onderzoek. Hij schrijft dat aan de verzoeker, met de reden dat aan zijn grieven tegemoet is gekomen, en stuurt hetzelfde bericht aan de gemeente en aan de klantmanager om wiens gedraging het ging. Daarmee is voor alle drie duidelijk dat de zaak gesloten is.

In de praktijk

• Voor de burger: lees de opgegeven reden goed. Vaak wijst die de weg: eerst zelf klagen bij het bestuursorgaan, een gegeven aanvullen of een procedure afwachten. Verdwijnt daarmee de grond, dan kunt u opnieuw aankloppen.
• Voor het bestuursorgaan: beschouw zo'n bericht niet als een vrijbrief. Dat de ombudsman geen onderzoek doet, betekent niet dat de klacht ongegrond was; hij kan ook zijn gestopt omdat u de zaak intussen zelf had opgelost.
• Voor de betrokken ambtenaar: u hoort het einde van een onderzoek naar uw gedraging rechtstreeks te vernemen als het onderzoek al liep. Blijft dat bericht uit, vraag er dan naar.