Artikel 8:36e Awb: Een opname in plaats van het proces-verbaal

Dit artikel geeft de bestuursrechter de mogelijkheid om het schriftelijke verslag van bepaalde onderzoekshandelingen te vervangen door een beeld- of geluidsopname. Die opname bevat geen woordelijk verslag, maar een zakelijke samenvatting van wat er is gebeurd of gezegd, gemaakt door of namens de rechter.

De achtergrond is praktisch. Het uitwerken van een proces-verbaal kost tijd en levert een tekst op die altijd al een samenvatting is. Een ingesproken of gefilmde samenvatting kan sneller beschikbaar zijn en geeft partijen bovendien toon en context mee die op papier verloren gaan.

Waarvoor het kan worden gebruikt

De wet somt de handelingen limitatief op. Het gaat om het geven van inlichtingen zoals bedoeld in artikel 8:44 Awb, het maken van mondelinge opmerkingen zoals bedoeld in artikel 8:45a Awb, tweede lid, het onderzoek ter plaatse zoals geregeld in de artikelen 8:50 en 8:51 Awb, en de zitting zoals bedoeld in artikel 8:61 Awb. Buiten deze gevallen kan een opname niet in de plaats van het schriftelijke stuk treden.

Wat de opname vervangt, verschilt per situatie: het proces-verbaal dat in die artikelen is voorgeschreven, dan wel de aantekening van het verhandelde ter zitting waarover artikel 8:61 Awb, tweede lid, gaat.

Een bevoegdheid, geen verplichting

De rechter kán bepalen dat een opname het schriftelijke stuk vervangt. Hij hoeft dat niet te doen en partijen kunnen het niet afdwingen. Kiest hij er niet voor, dan blijft alles bij het oude en wordt gewoon een proces-verbaal of een aantekening opgemaakt.

Let ook op het woord zakelijke samenvatting. Het gaat niet om een integrale registratie van de hele zitting van begin tot eind, maar om een samenvattende weergave. Wat er in die samenvatting terechtkomt, bepaalt dus wat er van de zitting is vastgelegd.

Een voorbeeld. In een geschil over een omgevingsvergunning voor een uitbouw doet de rechter onderzoek ter plaatse. Hij loopt met partijen om het pand heen, stelt vragen over de hoogte en de afstand tot de erfgrens en spreekt aansluitend ter plaatse een samenvatting van zijn bevindingen en van de reacties van partijen in op beeld. Die opname vervangt het schriftelijke verslag van de plaatsopneming. Wordt later hoger beroep ingesteld, dan is de opname het stuk waaruit blijkt wat er is waargenomen en besproken.

Waar het misgaat

• Controleer de samenvatting. Wat niet in de opname is samengevat, is niet vastgelegd; ontbreekt een toezegging of een essentiële erkenning van de wederpartij, meld dat dan zo snel mogelijk bij de griffie.
• Vraag hoe u de opname kunt raadplegen. De wet regelt hier zelf niet hoe en waar u de opname beluistert of bekijkt; dat kan bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden geregeld, zoals artikel 8:36f Awb, tweede lid, mogelijk maakt.
• Voor het bestuursorgaan: laat iemand meeluisteren of aantekeningen maken op de zitting, zodat u niet volledig afhankelijk bent van de samenvatting bij het bepalen van uw vervolgstappen.
• Voor de burger: noteer zelf kort wat er is afgesproken en aan wie u iets moet nasturen; dat helpt ook als de opname pas later beschikbaar is.

Deze bepaling hangt samen met de invoering van digitaal procederen, die gefaseerd verloopt. Of in uw zaak met opnamen wordt gewerkt, hangt dus af van de procedure en het gerecht; het overzicht van de gefaseerde inwerkingtreding dat de rijksoverheid publiceert, geeft daarover uitsluitsel.