Artikel 4:76 Awb: Waaraan het financiële verslag moet voldoen

Dit artikel zegt wat er in het financiële verslag moet staan van een instelling die volledig van de subsidie leeft. Voor die groep geldt een zwaar regime: het verslag omvat een balans en een exploitatierekening, allebei met toelichting, en moet voldoen aan de kwaliteitseisen van het tweede tot en met het vijfde lid. Wie ook substantiële eigen inkomsten heeft, valt hier niet automatisch onder; daarvoor bestaat artikel 4:77 Awb.

Als elke euro die binnenkomt overheidsgeld is, is het financiële verslag in feite een verantwoording van publieke middelen. Dan mag de lat op het niveau van een echte jaarrekening liggen, ook als de instelling naar burgerlijk recht geen jaarrekeningplicht heeft.

De inzichtsnorm

Het tweede lid formuleert een open norm: het verslag moet volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd zoveel inzicht geven dat er een verantwoord oordeel kan worden gevormd. Dat oordeel gaat over het vermogen en het exploitatiesaldo, en over de solvabiliteit en de liquiditeit voor zover de aard van het verslag dat toelaat. Vertaald: hoeveel is de instelling waard, sloot zij het jaar met winst of verlies af, kan zij haar schulden dragen en kan zij deze maand de rekeningen betalen.

Getrouw, duidelijk en stelselmatig

Het derde en vierde lid leggen dezelfde drie eisen op aan de balans en aan de exploitatierekening: getrouw, duidelijk en stelselmatig. Getrouw wil zeggen dat de cijfers kloppen met de werkelijkheid. Duidelijk betekent dat een buitenstaander ze kan lezen zonder mondelinge toelichting. Stelselmatig houdt in dat de instelling jaar na jaar dezelfde uitgangspunten hanteert, zodat de cijfers vergelijkbaar blijven. De balans laat de grootte en samenstelling van het vermogen aan het eind van het boekjaar zien, de exploitatierekening het saldo over dat jaar.

Vooral stelselmatigheid wordt onderschat. Een welzijnsorganisatie die de huisvestingskosten het ene jaar in het jongerenwerk stopt en het volgende jaar in de overhead, levert cijfers op die niet meer vergelijkbaar zijn. Wisselt zij van stelsel, dan hoort dat met het effect in de toelichting te staan.

Aansluiten op de begroting

Het vijfde lid legt de brug terug naar de subsidieverlening: het financiële verslag sluit aan op de begroting waarvoor subsidie is verleend en bevat een vergelijking met de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van het voorafgaande jaar. Er ontstaan dus drie kolommen: begroting, realisatie dit jaar en realisatie vorig jaar. Juist die vergelijking maakt het verslag bruikbaar, omdat verschillen meteen in het oog springen.

Een theater begrootte 60.000 euro voor techniek en gaf 92.000 euro uit. Door de aansluiting op de begroting ziet de gemeente die overschrijding meteen; de toelichting hoort al uit te leggen waar het geld vandaan kwam. Zulke aanmerkelijke verschillen vragen op grond van artikel 4:70 Awb bovendien al tijdens het boekjaar om een mededeling.

In de praktijk

• Voor de instelling: gebruik de posten uit uw goedgekeurde begroting als kapstok voor het verslag. Een eigen indeling dwingt de ambtenaar tot puzzelen en levert vertraging op.
• Voor de instelling: zet verschillen zelf in de toelichting, ook de ongemakkelijke. Een verklaarde overschrijding is een gesprek; een onverklaarde overschrijding is een risico bij de vaststelling.
• Voor het bestuursorgaan: stel vast of de instelling haar inkomsten werkelijk geheel aan de subsidie ontleent. Is dat niet zo, dan gelden deze eisen niet uit zichzelf en moet u de weg van artikel 4:77 Awb bewandelen.