Artikel 4:70 Awb: Meldplicht bij grote afwijkingen van de begroting

Loopt het tijdens het boekjaar duidelijk anders dan begroot, dan moet de gesubsidieerde instelling dat onmiddellijk melden bij het bestuursorgaan en erbij vertellen waar het verschil vandaan komt. De meldplicht geldt niet alleen als de afwijking er al is, maar ook als zij dreigt te ontstaan. Het gaat om aanmerkelijke verschillen aan de uitgavenkant én aan de inkomstenkant, dus ook een fors uitgevallen meevaller valt eronder.

De ratio is dat een subsidie vooruit wordt verleend op basis van een begroting. Zodra die begroting achterhaald is, financiert het bestuursorgaan iets anders dan het dacht te financieren. Vroeg weten betekent dat er nog kan worden bijgestuurd: activiteiten aanpassen, een voorschot tijdelijk aanhouden, of de verlening wijzigen. Pas bij de eindafrekening ontdekken dat het geld ergens anders naartoe is gegaan, helpt niemand.

Wanneer is een verschil aanmerkelijk?

De wet noemt geen percentage en geen bedrag. Beslissend is of het verschil zo groot is dat het bestuursorgaan er redelijkerwijs iets van moet weten omdat het van invloed kan zijn op de subsidie of op de activiteiten. Een post die tien procent duurder uitvalt maar binnen de totale begroting wordt opgevangen, is meestal geen melding waard. Wegvallen van een grote medefinancier, een gebouw dat maanden dicht moet, of een activiteit die niet doorgaat, is dat wel.

Onverwijld en met de oorzaak erbij

Onverwijld betekent zonder onnodig uitstel: zodra het bestuur van de instelling het verschil ziet aankomen, en niet bij de eerstvolgende kwartaalrapportage of tijdens het jaargesprek. De melding moet bovendien de oorzaak noemen. Een mededeling dat de exploitatie tegenvalt zonder uitleg dwingt het bestuursorgaan tot navragen en levert alsnog vertraging op. Noem dus concreet wat er is gebeurd en wat u eraan doet.

Een voorbeeld

Een welzijnsorganisatie begroot voor het lopende boekjaar een eigen bijdrage van deelnemers en een bijdrage van een fonds. In mei laat het fonds weten dat het niet toekent, waardoor een vijfde van de begrote inkomsten wegvalt. De organisatie meldt dat meteen na dat bericht aan de gemeente, met de brief van het fonds en een voorstel om twee cursussen te schrappen. De gemeente kan dan kiezen: instemmen met een kleiner programma, extra middelen zoeken of de verlening aanpassen. Had de organisatie gewacht tot de verantwoording in het voorjaar daarna, dan waren de cursussen al niet gegeven en was het geld al uitgegeven aan andere posten.

In de praktijk

Voor de instelling: maak de meldplicht onderdeel van de reguliere bestuurscyclus. Bespreek elk kwartaal de realisatie tegenover de begroting en leg vast dat er gemeld is, met datum en inhoud. Meld ook meevallers; blijft er geld over doordat activiteiten goedkoper konden, dan wordt de subsidie mogelijk lager vastgesteld, maar een verzwegen overschot leidt tot een veel vervelender gesprek.

Voor het bestuursorgaan: reageer op een melding, ook als u niets wilt veranderen. Een instelling die netjes meldt en niets hoort, mag er niet zomaar van uitgaan dat alles akkoord is, maar in de praktijk gebeurt dat wel. Wilt u ingrijpen, dan bieden de bepalingen over intrekking en wijziging van de verlening daarvoor de grondslag (artikel 4:48 Awb en artikel 4:50 Awb).

Niet melden is zelfstandig een schending van een aan de subsidie verbonden verplichting. Dat kan er bij de eindafrekening toe leiden dat de subsidie lager wordt vastgesteld, zelfs als de activiteiten uiteindelijk grotendeels wel zijn uitgevoerd.