Artikel 4:69 Awb: Uw administratie en de bewaarplicht van zeven jaar

Een instelling die subsidie per boekjaar ontvangt, moet haar administratie zo inrichten dat daaruit op elk moment blijkt welke rechten en verplichtingen zij heeft en welke betalingen en ontvangsten er zijn geweest, voor zover die van belang zijn voor de vaststelling van de subsidie. De administratie en de bijbehorende stukken moeten zeven jaar worden bewaard. Is de afdeling over subsidies per boekjaar op de subsidie van toepassing (artikel 4:58 Awb), dan volgt dit rechtstreeks uit de wet, ook als de beschikking er verder niets over zegt.

Het woord dat het meeste werk doet, is te allen tijde. De eis is niet dat de instelling na afloop van het boekjaar een net verslag in elkaar zet, maar dat er gedurende het hele jaar een administratie is waarin de stand van zaken zichtbaar is. Wie pas in maart begint met het ordenen van een schoenendoos vol bonnen, voldoet niet aan de norm, ook al klopt het eindtotaal uiteindelijk.

Wat moet er zichtbaar zijn?

• Rechten en verplichtingen: lopende contracten, huurverplichtingen, arbeidsovereenkomsten, toegezegde bijdragen van derden en nog te ontvangen bedragen.
• Betalingen en ontvangsten: wat er werkelijk is uitgegeven en binnengekomen, met de onderliggende facturen, bankafschriften en declaraties.

- De koppeling met de subsidie: uit de administratie moet te halen zijn welk deel van de uitgaven en inkomsten hoort bij de gesubsidieerde activiteiten, en niet alleen wat de organisatie in totaal deed.

Een voorbeeld

Een sportkoepel ontvangt subsidie voor verenigingsondersteuning en betaalt daaruit onder meer vrijwilligersvergoedingen, reiskosten en zaalhuur. Zij boekt alles op één grootboekrekening overige kosten en bewaart geen onderliggende bonnen. Bij de vaststelling kan het bestuursorgaan niet nagaan welke kosten bij de gesubsidieerde activiteiten hoorden. Dat is geen boekhoudkundig detail: kosten die niet te herleiden zijn, kunnen buiten beschouwing blijven en de subsidie kan lager worden vastgesteld (artikel 4:46 Awb). De instelling betaalt dan zelf het verschil.

Zeven jaar bewaren

De bewaartermijn geldt niet alleen voor de boekhouding zelf, maar ook voor de bescheiden die erbij horen: facturen, contracten, urenregistraties, offertes en bankgegevens. Digitaal bewaren mag, mits de stukken leesbaar en compleet blijven en de samenhang met de boekingen zichtbaar is. Bedenk dat een subsidie ook lang na de vaststelling nog kan worden gecorrigeerd of teruggevorderd; dan zijn juist die oude stukken uw enige verweer.

In de praktijk

Voor de instelling: richt de administratie meteen in op de subsidie, met aparte kostenplaatsen of projectcodes per gesubsidieerde activiteit. Leg vast wie welke uitgave mag doen en zorg dat er bij elke betaling een document hoort. Spreek bij een bestuurswissel of een verhuizing expliciet af wie het archief overneemt; instellingen die met vrijwilligers werken, raken hun oude administratie het snelst kwijt.

Voor het bestuursorgaan: de administratieplicht uit deze afdeling staat naast de mogelijkheid om bij de verlening aanvullende verplichtingen over de administratie op te leggen (artikel 4:37 Awb). Wilt u bijvoorbeeld een urenregistratie of een accountantscontrole, zeg dat dan bij de verlening, niet pas bij de verantwoording. Een instelling kan niet met terugwerkende kracht gaan registreren wat zij het hele jaar niet heeft bijgehouden.