Artikel 4:68 Awb: Het boekjaar is in beginsel het kalenderjaar

Wie een subsidie per boekjaar ontvangt, moet dat boekjaar gelijkstellen aan het kalenderjaar: van 1 januari tot en met 31 december. Alleen als een wettelijk voorschrift of de beschikking tot subsidieverlening iets anders bepaalt, mag de instelling een afwijkend boekjaar aanhouden. Het is dus een hoofdregel met een uitzonderingsklep, en de klep gaat niet vanzelf open omdat de instelling het handiger vindt.

De regel bestaat omdat de hele afdeling om het boekjaar draait. De aanvraagtermijn wordt geteld vanaf de aanvang van het boekjaar, de begroting gaat over een boekjaar, de subsidie wordt per boekjaar vastgesteld en de verantwoording volgt binnen een bepaalde termijn na afloop ervan. Als iedere instelling zelf zou bepalen wanneer haar jaar begint, wordt dat stelsel onwerkbaar en kunnen bedragen van verschillende ontvangers niet meer met elkaar of met de overheidsbegroting worden vergeleken.

Wanneer mag een ander boekjaar?

Er zijn sectoren waar het kalenderjaar niet past. Een theatergezelschap werkt met een seizoen dat in september begint, een sportkoepel loopt mee met een competitiejaar, en onderwijsinstellingen kennen hun eigen ritme. Voor die gevallen kan de wetgever in de subsidieregeling een afwijkend boekjaar vastleggen, of kan het bestuursorgaan het in de beschikking tot subsidieverlening toestaan. Zonder zo'n uitdrukkelijke bepaling geldt gewoon het kalenderjaar, ook als de instelling intern al jaren met seizoenen rekent.

Een voorbeeld

Een jeugdtheatergezelschap voert zijn interne administratie per seizoen, van 1 september tot en met 31 augustus. De gemeente verleent subsidie zonder iets over het boekjaar te zeggen. Dan is het boekjaar voor deze subsidie het kalenderjaar, en moet het gezelschap zijn begroting en verantwoording naar kalenderjaren omrekenen: de laatste acht maanden van het ene seizoen plus de eerste vier maanden van het volgende. Wil het gezelschap dat vermijden, dan vraagt het bij de aanvraag om een seizoensboekjaar, zodat het bestuursorgaan dat in de verlening kan opnemen. Achteraf, als het boekjaar al loopt, is dat veel lastiger te regelen.

In de praktijk

Voor de instelling: breng de vraag naar het boekjaar vóór de aanvraag ter sprake, want de aanvraag moet ruim vóór de aanvang van het boekjaar binnen zijn (artikel 4:60 Awb) en de begroting moet op datzelfde boekjaar zijn afgestemd (artikel 4:63 Awb). Een verkeerd gekozen periode maakt de begroting en later het financiële verslag onvergelijkbaar met de subsidie.

Voor het bestuursorgaan: wees terughoudend met afwijkende boekjaren, maar wees ook niet dogmatisch. Loopt de kernactiviteit van de instelling nu eenmaal per seizoen, dan levert een kalenderjaar alleen maar rekenwerk en schattingen op, en dat verhoogt de kans op fouten in de verantwoording. Als u een afwijkend boekjaar toestaat, schrijf het dan letterlijk in de beschikking, inclusief begin- en einddatum.

Let ten slotte op de overgang. Stapt een instelling met toestemming over van kalenderjaar naar seizoensjaar, dan ontstaat er een kort of juist lang tussenjaar. Leg in de beschikking vast welke periode dat overgangsjaar beslaat en welk bedrag daarbij hoort, anders ontstaat later ruzie over de vraag welke kosten in welk jaar thuishoren en welke verantwoording bij welke vaststelling past.