Artikel 4:65 Awb: Melden dat u elders ook subsidie vraagt

Een instelling die voor dezelfde begrote uitgaven ook bij een ander bestuursorgaan subsidie heeft aangevraagd, moet dat in haar aanvraag vermelden. Ze zegt er meteen bij hoe ver die andere aanvraag staat: pas ingediend, in behandeling, toegekend of afgewezen. De plicht geldt alleen voor uitgaven die in beide aanvragen terugkomen, niet voor elke subsidie die de instelling toevallig ergens anders heeft lopen.

De achterliggende gedachte is eenvoudig. Een bestuursorgaan dat een subsidie per boekjaar verleent, rekent met de begroting die bij de aanvraag zit. Weet de gemeente niet dat dezelfde zaalhuur en dezelfde loonkosten ook bij de provincie zijn opgevoerd, dan kan de subsidie te hoog uitvallen en betalen twee overheden samen meer dan de activiteit werkelijk kost. Deze bepaling legt dat inzicht bij de aanvrager neer.

Wanneer gaat het om dezelfde uitgaven?

Kijk naar de posten in de begroting, niet naar het project als geheel. Een theatergezelschap dat bij de gemeente subsidie vraagt voor een jeugdvoorstelling en bij het Rijk voor een landelijke tournee, vraagt niet vanzelf twee keer hetzelfde. Staan in beide begrotingen wél dezelfde repetitieweken, dezelfde regisseur of dezelfde decorbouw, dan overlappen de posten en moet dat worden gemeld. Omdat de begroting bij de aanvraag uitgesplitst en per post toegelicht wordt ingediend (artikel 4:63 Awb), is die vergelijking ook echt te maken.

Wat u precies vermeldt

• Bij wie u de andere aanvraag hebt ingediend en voor welk bedrag.
• Welke posten overlappen met de begroting die u nu indient, zodat de beoordelaar het dubbele deel kan aanwijzen.

- De stand van zaken: is er al beslist, is de beslissing uitgesteld, of loopt er nog een bezwaarprocedure over een afwijzing?

Een voorbeeld

Een welzijnsorganisatie begroot voor het komende boekjaar twee jongerenwerkers. Ze vraagt daarvoor subsidie bij de gemeente en dient een maand later een aanvraag in bij een provinciaal programma voor jeugdpreventie, waarin diezelfde twee formatieplaatsen zijn opgevoerd. In de provinciale aanvraag moet zij de gemeentelijke aanvraag noemen en erbij zetten dat de gemeente nog niet heeft beslist. Kent de gemeente daarna toe, dan weet de provincie dat zij hooguit het niet-gedekte deel hoeft te financieren. Verzwijgt de organisatie de tweede aanvraag, dan ontvangt zij twee keer geld voor één salaris.

In de praktijk

Voor de instelling: meld liever te veel dan te weinig. Een korte bijlage bij de aanvraag met een overzicht van alle lopende aanvragen en toekenningen kost een kwartier en voorkomt jaren later discussie. Verandert er iets nadat u hebt ingediend, bijvoorbeeld doordat de andere subsidie alsnog wordt toegekend, geef dat dan uit eigen beweging door; de bepaling schrijft dat niet letterlijk voor, maar een bestuursorgaan mag ervan uitgaan dat u de aanvraag actueel houdt.

Voor het bestuursorgaan: vraag in het aanvraagformulier expliciet naar andere aanvragen, en koppel de vraag aan de begrotingsposten in plaats van aan de activiteit. Zo krijgt u antwoorden die u kunt gebruiken bij de beoordeling.

Wordt de mededeling ten onrechte achterwege gelaten, dan zijn de gevolgen stevig. Onjuiste of onvolledige gegevens die tot een andere beslissing zouden hebben geleid, geven het bestuursorgaan grond om de subsidie lager vast te stellen (artikel 4:46 Awb) of de verlening al eerder in te trekken of ten nadele te wijzigen (artikel 4:48 Awb). Ook zonder opzet blijft dan het teveel ontvangen bedrag terugvorderbaar.