Artikel 3:7 Awb: Gegevens verstrekken aan de adviseur

Een advies is niet beter dan het dossier waarop het rust. Dit artikel verplicht het bestuursorgaan om de adviseur de gegevens ter beschikking te stellen die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak, en het maakt daarbij duidelijk dat de adviseur daar niet eerst om hoeft te vragen: het gebeurt al dan niet op verzoek.

Dat laatste is de kern van het eerste lid. Het bestuursorgaan zit op de stukken en weet welke vraag het heeft gesteld, dus het moet zelf beoordelen wat de adviseur nodig heeft. Wie alleen de aanvraag doorstuurt en de latere aanvullingen, de zienswijzen of het eigen inspectierapport achterhoudt, laat de adviseur werken met een half beeld.

Wat is nodig voor de taak

De maatstaf is functioneel: nodig voor een goede vervulling van de taak van de adviseur. Dat is meer dan de aanvraag alleen. Denk aan correspondentie met de aanvrager, eerdere besluiten in dezelfde zaak, metingen, foto's, reacties van omwonenden en interne notities met feitelijke informatie. Het is minder dan het hele archief: gegevens die met de adviesvraag niets te maken hebben, hoeven niet mee.

Het gaat om ter beschikking stellen, niet om openbaar maken. De adviseur krijgt de stukken om zijn werk te doen; dat betekent niet dat die stukken daarmee voor iedereen beschikbaar zijn.

De grens uit de Wet open overheid

Het tweede lid verklaart artikel 5.1 van de Wet open overheid van overeenkomstige toepassing. Dat is de bepaling met de uitzonderingsgronden op openbaarmaking. Vertaald naar deze afdeling: informatie die de overheid om zwaarwegende redenen niet naar buiten hoeft te brengen, bijvoorbeeld omdat het gaat om vertrouwelijk verstrekte bedrijfsgegevens of om gevoelige persoonsgegevens, hoeft ook niet zonder meer bij de adviseur te belanden.

Die uitzondering is een uitzondering en geen hoofdregel. Het bestuursorgaan moet per stuk afwegen en kan zich er niet met een algemene verwijzing van afmaken. Wordt een stuk achtergehouden dat de adviseur echt nodig had, dan komt het advies op losse schroeven te staan.

Een voorbeeld

Bij de beoordeling van een aanvraag laat een omwonende een geluidsmeting achter bij de gemeente. De gemeente stuurt de adviseur alleen de aanvraag en het aanvraagformulier. De adviseur oordeelt positief. In bezwaar blijkt dat hij de meting nooit heeft gezien. Het advies is dan gebaseerd op een onvolledig beeld en kan het besluit niet dragen; de gemeente had de meting uit zichzelf moeten doorsturen.

In de praktijk

• Voor het bestuursorgaan. Maak bij elke adviesaanvraag een stukkenlijst en houd die bij als er later informatie binnenkomt. Komt er na het versturen nog een relevant stuk binnen, stuur het dan na en meld dat bij de adviseur. Houdt u iets achter op grond van de uitzonderingsgronden, leg die keuze dan vast.
• Voor de adviseur. Vraag ontbrekende informatie op en zet in het advies welke gegevens u wel en niet had. Een advies dat zijn eigen basis benoemt, is voor iedereen beter te wegen.
• Voor burgers en bedrijven. Vraag op welke stukken de adviseur heeft gekregen en vergelijk dat met het dossier. Ontbreekt uw eigen tegenrapport of een belangrijke brief, dan hebt u een concreet aanknopingspunt in bezwaar. Dit hangt direct samen met artikel 3:9 Awb: een onderzoek op een onvolledig dossier is moeilijk zorgvuldig te noemen.