Boek 1 Artikel 23a (1:23a BW)

Inzage in de akten van de burgerlijke stand is voorbehouden aan een kleine kring. Alleen de bewaarders van de registers en het openbaar ministerie mogen de akten inzien. Daarnaast kunnen de rechter en het openbaar ministerie bevelen dat akten worden overgelegd. Burgers krijgen geen inzage in de registers zelf, maar afschriften en uittreksels.

Waarom die beperking

In de registers staan de meest persoonlijke gegevens die de overheid over iemand bijhoudt: uit wie hij is geboren, wie hem heeft erkend, of hij is geadopteerd, met wie hij is getrouwd en of dat huwelijk is geëindigd. Ongecontroleerde inzage zou die gegevens voor iedereen beschikbaar maken. Daarom is de toegang tot de bron gesloten en loopt de verstrekking via stukken die per geval worden afgegeven.

Het is bovendien een waarborg voor de registers zelf. Hoe minder handen aan de originelen komen, hoe kleiner de kans op beschadiging of manipulatie.

De rol van rechter en openbaar ministerie

De rechter kan overlegging van akten bevelen als dat in een procedure nodig is, bijvoorbeeld in een zaak over afstamming, over een naam of over de verbetering van een akte. Ook het openbaar ministerie kan dat, wat past bij zijn taken in het personen- en familierecht: het kan stuiten, verzoeken indienen en aanwijzingen geven bij onbekende gegevens.

Voor de gewone burger betekent dit dat u een akte niet zelf hoeft op te vragen als de rechter die in uw zaak nodig heeft; dat kan langs deze weg worden geregeld.

Hoe u dan aan gegevens komt

U vraagt een afschrift of uittreksel aan bij de ambtenaar die daarmee is belast, of bij het archief als het register is overgebracht. Voor een uittreksel gelden ruimere mogelijkheden dan voor een volledig afschrift; voor dat laatste kan een gerechtvaardigd belang worden verlangd. Weigert de ambtenaar, dan krijgt u de gronden daarvoor op schrift.

Een voorbeeld. In een procedure over de vaststelling van het ouderschap is de inhoud van een oude geboorteakte van belang. De partijen hoeven niet zelf de registers in; de rechter kan bevelen dat de akte wordt overgelegd, zodat de zaak op de juiste gegevens wordt beslist.

In de praktijk

Ga er niet van uit dat u zelf in de registers kunt kijken, ook niet als het om uw eigen gegevens gaat. Vraag in plaats daarvan gericht een afschrift of uittreksel aan. Heeft u gegevens nodig voor een procedure, bespreek dan met uw advocaat of het praktischer is dat de rechter overlegging beveelt.