Boek 1 Artikel 23 (1:23 BW)

De akten van de burgerlijke stand zijn in beginsel openbaar, en dat geldt ook voor de dubbelen ervan. Dat uitgangspunt staat in dit artikel, met een belangrijk voorbehoud: het geldt alleen voor zover er in deze afdeling niets anders is geregeld. En er is nogal wat anders geregeld.

Een uitgangspunt dat elders wordt ingevuld

Dit artikel staat aan het begin van een reeks bepalingen en geeft vooral de richting aan. Hoe de openbaarheid in de praktijk werkt, volgt uit de artikelen die erop volgen. Daarin is de toegang tot de gegevens via de ambtenaar van de burgerlijke stand geregeld: hij geeft op verzoek stukken af, en de wet bepaalt welk stuk iemand krijgt (artikel 1:23b BW). Het rechtstreeks raadplegen van de registers zelf is voorbehouden aan de bewaarders en het openbaar ministerie, en de rechter en het openbaar ministerie kunnen bevelen dat akten worden overgelegd.

De registers dienen als bewijs van naam, afstamming en burgerlijke staat, en daarop moet iedereen zich kunnen beroepen. Tegelijk bevatten zij gevoelige gegevens, met name over afstamming. De nadere regels van de afdeling bepalen hoe met die twee kanten wordt omgegaan.

Waar de grenzen zitten

De belangrijkste beperkingen zijn deze: van bepaalde akten krijgt u alleen een uittreksel zonder afstammingsgegevens; voor een volledig afschrift van die akten moet u een gerechtvaardigd belang aantonen; en een verzoek moet altijd op een bepaalde persoon slaan, zodat er niet in de registers kan worden gegrasduind. Daarnaast geldt dat oude registers naar het archief gaan, waar de toegang juist ruimer wordt.

Voor de dubbelen geldt dat zij openbaar zijn zolang zij bij de ambtenaar van de burgerlijke stand berusten; dat staat in artikel 1:23c BW.

Wat dit voor u betekent

Vraagt u gegevens over uzelf of over uw eigen kind, dan komt u er in de regel zonder moeite. Gaat het om iemand anders, dan zult u moeten uitleggen waarom u het stuk nodig heeft. Die regel beschermt de persoon over wie de akte gaat.

Een voorbeeld. Iemand wil de geboorteakte van een verre verwant opvragen voor stamboomonderzoek. Ligt het register nog bij de gemeente, dan zal hij een gerechtvaardigd belang moeten aantonen. Is het register naar het archief overgebracht, dan kan hij het meestal gewoon raadplegen.

In de praktijk

Wees bij een aanvraag concreet: noem de persoon, de gebeurtenis en het jaar, en leg uit waarvoor u het stuk nodig heeft. Weigert de gemeente, dan krijgt u daarvan een schriftelijke opgave van de gronden. Voor historisch onderzoek loont het om eerst te kijken of het register al bij het archief ligt; dan is de weg vaak veel korter.