Boek 1 Artikel 18c (1:18c BW)

De ambtenaar van de burgerlijke stand moet in twee gevallen weigeren een akte op te maken: als de gevraagde bewijsstukken niet worden overgelegd of onvoldoende zijn, en als hij van oordeel is dat de Nederlandse openbare orde zich tegen het opmaken verzet. Weigert hij, dan moet hij dat schriftelijk en met redenen meedelen en erbij vermelden welke voorziening daartegen openstaat.

Weigering bij ontbrekende of ontoereikende stukken

De eerste grond sluit aan op artikel 1:18 lid 3 BW, dat de ambtenaar het recht geeft de stukken te laten vertonen die hij nodig acht. Levert een partij die niet, of vindt hij ze ongenoegzaam, dan komt er geen akte. De wet formuleert dat dwingend: hij weigert dan, niet: hij mag weigeren. Vaak gaat het om buitenlandse documenten waarvan de echtheid of de herkomst niet kan worden vastgesteld.

Weigering wegens de openbare orde

De tweede grond is van een andere orde. Hier ontbreekt het niet aan bewijs; de ambtenaar is van oordeel dat het vastleggen van een feit of rechtshandeling in een Nederlandse akte zich niet verdraagt met de Nederlandse openbare orde, dat wil zeggen met de fundamentele beginselen van ons rechtsstelsel. De wet somt niet op wanneer dat zo is; dat hangt af van de omstandigheden van het geval. De grond is niet beperkt tot gebeurtenissen in het buitenland: ook een akte die de ambtenaar hier zelf zou opmaken, kan hij om die reden weigeren.

Wat er na een weigering gebeurt

De weigering wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld aan de partijen bij de akte en aan de belanghebbende partijen. In die mededeling staat wat de reden is en welke rechtsgang openstaat; die loopt via een verzoek aan de rechtbank, die de zaak beoordeelt en de ambtenaar zo nodig kan opdragen de akte alsnog op te maken. Daarnaast stuurt de ambtenaar een afschrift van de mededeling aan de Immigratie- en Naturalisatiedienst. Dat schrijft het derde lid voor bij elke weigering op grond van dit artikel, ongeacht de reden.

Bewaar de mededeling goed: zij is uw uitgangspunt in de procedure en bevat de motivering waartegen u zich richt. Reageer niet alleen mondeling aan de balie, maar zorg dat u het schriftelijke stuk in handen heeft.

Een voorbeeld. Iemand vraagt om inschrijving van een in het buitenland opgemaakte akte; zo'n verzoek loopt op grond van artikel 1:25 BW via de burgerlijke stand van de gemeente 's-Gravenhage. Daar bestaat twijfel over de echtheid van het stuk en volgt een weigering. De verzoeker ontvangt een schriftelijke mededeling waarin staat waarom. Daarna kan hij aanvullend bewijs overleggen of de kwestie aan de rechtbank voorleggen; voor die gang naar de rechter heeft hij in beginsel een advocaat nodig.

In de praktijk

Vraag bij twijfel vóór de aangifte een gesprek aan met de burgerlijke stand en leg uw situatie voor. Vaak blijkt dan welke stukken nodig zijn en of legalisatie of een verificatieonderzoek vereist is. Krijgt u een weigering, laat u dan snel adviseren; het Juridisch Loket kan u wegwijs maken en er gelden termijnen voor de gang naar de rechter.