Boek 1 Artikel 17a (1:17a BW)

Registers van de burgerlijke stand blijven eerst in het gemeentehuis en gaan pas na verloop van jaren naar het gemeentelijk archief. Dit artikel geeft de termijnen: geboorteregisters na honderd jaar, registers van huwelijken en geregistreerde partnerschappen na vijfenzeventig jaar en overlijdensregisters na vijftig jaar, telkens gerekend vanaf de afsluiting van het register.

Waarom de termijnen verschillen

De termijn hangt samen met de privacy van de mensen die in het register staan. Een geboorteakte gaat over iemand die nog lang in leven kan zijn en bevat gegevens over afstamming; die blijft daarom het langst afgeschermd. Bij een overlijdensakte is die reden er veel eerder niet meer, en daar geldt de kortste termijn. Huwelijk en geregistreerd partnerschap zitten daartussen.

Zolang een register in het gemeentehuis ligt, geeft de ambtenaar van de burgerlijke stand daaruit afschriften en uittreksels af. Voor die twee stukken gelden verschillende regels: een uittreksel, waarop de afstamming niet te zien is, kan iedereen aanvragen, terwijl een afschrift alleen wordt verstrekt als de aanvrager aantoont dat hij daarbij een gerechtvaardigd belang heeft. Dat onderscheid staat in artikel 1:23b BW. Gaat het register naar de archiefbewaarplaats, dan blijven dezelfde regels gelden; vanaf dat moment geeft de beheerder de stukken af.

Wie de registers beheert

De overbrenging gebeurt naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats zoals de Archiefwet die kent. Vanaf dat moment ligt het beheer bij de beheerder van die bewaarplaats, en niet meer bij de ambtenaar van de burgerlijke stand. Wie een oud afschrift nodig heeft, is dus bij het archief aan het juiste adres en niet bij het loket van de gemeente.

Ook na overbrenging blijven de akten hun bewijskracht houden. Er verandert niets aan de inhoud; alleen de bewaarplaats en de beheerder wisselen.

Wat dit voor u betekent

Voor recente gebeurtenissen loopt alles via de gemeente. Zoekt u gegevens over voorouders, dan is de kans groot dat u bij het gemeentearchief of het regionaal archief moet zijn, waar veel registers ook digitaal raadpleegbaar zijn. Valt uw vraag net binnen de termijn, dan zit het stuk nog bij de burgerlijke stand en gelden de striktere regels over wie een afschrift krijgt.

Een voorbeeld. Iemand zoekt de geboorteakte van zijn overgrootvader uit 1905. Dat register is inmiddels ruim honderd jaar geleden afgesloten en overgebracht, dus hij kan bij het archief terecht. De geboorteakte van zijn vader uit 1960 ligt nog bij de gemeente; daarvoor moet hij aantonen dat hij tot de kring behoort die een afschrift kan krijgen.

In de praktijk

Kijk eerst naar het jaartal en bepaal daarmee waar het stuk ligt. Vraagt u iets op bij de gemeente, houd dan rekening met legitimatie en met een reden waarom u het afschrift nodig heeft. Bij het archief kunt u vaak zelf zoeken, meestal kosteloos, en zijn scans van oude registers online beschikbaar.