Boek 1 Artikel 18 (1:18 BW)

Een akte van de burgerlijke stand is geen vrij in te vullen document. Dit artikel bepaalt dat de ambtenaar van de burgerlijke stand er alleen in mag opnemen wat de wet voorschrijft, dat hij de opgegeven gegevens vooraf controleert en dat hij bewijsstukken mag verlangen. De uitwerking van het opmaken van akten staat in een algemene maatregel van bestuur.

Alleen wat de wet voorschrijft

Wat er in een geboorteakte, huwelijksakte of overlijdensakte hoort, ligt vast. Wensen van betrokkenen om iets extra's te laten vermelden, hoe begrijpelijk ook, kunnen niet worden gehonoreerd. Het eerste lid laat de ambtenaar daarin geen ruimte: hij neemt op wat bij of krachtens de wet moet worden verklaard of opgenomen, en verder niets. Welke gegevens dat per soort akte zijn, volgt uit de wet zelf en uit de algemene maatregel van bestuur waarnaar het vijfde lid verwijst.

Het betekent ook dat de ambtenaar geen oordelen of toelichtingen opneemt. Hij legt feiten vast en verklaringen die volgens de wet in de akte thuishoren, niet meer en niet minder.

Controle vooraf

Voordat hij een akte opmaakt, controleert de ambtenaar de gegevens die partijen aanleveren. Hij raadpleegt daarvoor de basisregistratie personen en zo nodig andere registers of bevoegde autoriteiten. Voor die raadpleging hoeft hij geen leges te betalen, zodat kosten nooit een reden kunnen zijn om de controle achterwege te laten.

Daarnaast mag hij alle stukken laten tonen die hij nodig vindt om de akte op te maken of om de op te nemen gegevens vast te stellen. Denk aan identiteitsbewijzen, buitenlandse akten of een verklaring van een arts. Tonen kan in persoon, maar dat hoeft niet: de wet laat uitdrukkelijk ruimte om de stukken langs een andere weg te laten zien.

Wat als u de stukken niet heeft

Kunt u niet aanleveren wat wordt gevraagd, of vindt de ambtenaar de overgelegde stukken ongenoegzaam, dan weigert hij de akte op te maken; die keuze heeft hij niet. Zijn oordeel gaat over de vraag of de stukken toereikend zijn, niet over de vraag of hij daarna alsnog doorzet. Van zo'n weigering krijgt u schriftelijk bericht met de redenen en met vermelding van wat u ertegen kunt ondernemen (artikel 1:18c lid 3 BW). Belanghebbende partijen kunnen vervolgens binnen zes weken na verzending van dat besluit een verzoek indienen bij de rechtbank; dat is geregeld in artikel 1:27 BW.

Een voorbeeld. Een stel dat in het buitenland is getrouwd wil dat vastgelegd zien. De ambtenaar vraagt de buitenlandse huwelijksakte, zo nodig gelegaliseerd en vertaald, en controleert de gegevens in de basisregistratie personen. Pas als hij ervan overtuigd is dat de gegevens kloppen, gaat hij tot registratie over.

In de praktijk

Vraag vooraf bij de gemeente welke stukken u moet meenemen, zeker als er buitenlandse documenten in het spel zijn; daarvoor gelden vaak extra eisen op het gebied van legalisatie en vertaling. Kom op tijd, want sommige akten zijn aan termijnen gebonden. Ontbreekt er iets, vraag dan schriftelijk wat er precies mist, zodat u gericht kunt aanvullen in plaats van steeds terug te moeten komen.