Boek 1 Artikel 17b (1:17b BW)

Zodra registers van de burgerlijke stand naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, neemt de beheerder daarvan de zorg over. Hij bewaart de registers, voegt latere vermeldingen toe aan de akten die erin staan, en geeft afschriften en uittreksels af. De taak komt dus grotendeels overeen met die van de ambtenaar van de burgerlijke stand, maar dan voor de oudere registers.

Waarom er nog vermeldingen bij kunnen komen

Ook bij een oude akte kan er nog iets veranderen. Er kan een rechterlijke uitspraak zijn die aan de akte moet worden gekoppeld, bijvoorbeeld over afstamming of over een naam, of er kan een verbetering nodig zijn. Omdat het register niet meer bij de gemeente ligt, moet de beheerder van het archief die aantekening kunnen plaatsen. Zonder die bevoegdheid zou een uitspraak niet in de registers kunnen doorwerken.

De akte blijft daarmee het volledige verhaal vertellen: het oorspronkelijke feit én wat er later rechtens is veranderd. Dat is de kern van het systeem van de burgerlijke stand.

Afschriften en uittreksels

De beheerder geeft twee soorten stukken af. Een afschrift geeft de volledige inhoud van de akte weer, een uittreksel alleen bepaalde gegevens. Welke van de twee u nodig heeft, hangt af van waarvoor u het gebruikt; instanties vragen soms uitdrukkelijk om een volledig afschrift.

Voor de afgifte gelden bij het archief dezelfde regels als bij de gemeente: een uittreksel kan iedereen krijgen, voor een afschrift moet de aanvrager een gerechtvaardigd belang aantonen (artikel 1:23b BW). Dat een register is overgebracht, maakt de gegevens dus niet zonder meer vrij toegankelijk; ook de beheerder toetst een verzoek aan die maatstaf.

Bij wie moet u zijn

Ligt de akte nog in het gemeentehuis, dan is de ambtenaar van de burgerlijke stand aan zet. Is zij overgebracht, dan is dat de beheerder van de archiefbewaarplaats, in de praktijk het gemeentearchief of een regionaal archief. Weet u niet zeker waar een akte ligt, kijk dan naar het jaar waarin het register is afgesloten en vraag zo nodig bij de gemeente na waar het is ondergebracht.

Een voorbeeld. Een vrouw heeft voor een procedure in het buitenland een afschrift nodig van de huwelijksakte van haar grootouders uit de jaren dertig. Dat register is inmiddels overgebracht. Zij vraagt het afschrift dus aan bij het archief, dat het stuk verstrekt en zo nodig kan aangeven welke latere vermeldingen erbij staan.

In de praktijk

Zoek eerst online: veel archieven hebben registers gescand en doorzoekbaar gemaakt, zodat u de akte zelf kunt vinden voordat u een afschrift aanvraagt. Heeft u het stuk voor gebruik in het buitenland nodig, vraag dan meteen naar de eisen die daarvoor gelden, want daar zijn vaak aanvullende stappen voor nodig.