Boek 1 Artikel 20c (1:20c BW)

Dit korte artikel koppelt de regeling van de latere vermeldingen aan die van de akten zelf. De bepalingen over wat de ambtenaar mag opnemen en controleren en over de weigering om tot opmaken over te gaan, gelden ook hier. Voor u betekent dat: bij een latere vermelding gelden dezelfde eisen aan stukken en dezelfde waarborgen bij een weigering.

Dezelfde controle vooraf

De ambtenaar van de burgerlijke stand neemt alleen aan wat de wet voorschrijft, controleert de gegevens in de basisregistratie personen en zo nodig in andere registers, en mag alle stukken laten tonen die hij voor de vermelding nodig acht. Dat kan een rechterlijke beschikking zijn, een buitenlandse akte, een besluit over namen of een notariële akte van erkenning.

Die controle is geen formaliteit. Een latere vermelding verandert wat er rechtens over iemand vastligt: zijn naam, zijn afstamming of zijn burgerlijke staat. Daarom gelden dezelfde eisen als bij het opmaken van de akte zelf.

Dezelfde regeling bij weigering

Weigert de ambtenaar, dan moet dat schriftelijk en met redenen worden meegedeeld aan de betrokkenen, met vermelding van de voorziening die daartegen openstaat. Die loopt via een verzoek aan de rechtbank van het gebied waarin de ambtenaar zijn standplaats heeft; die rechtbank kan de ambtenaar opdragen de vermelding alsnog aan te tekenen. Daarvoor geldt een korte termijn: op grond van artikel 1:27 BW moeten belanghebbenden hun verzoek indienen binnen zes weken, te rekenen vanaf de verzending van de weigering. Ook bij een weigering wordt een afschrift van de mededeling aan de Immigratie- en Naturalisatiedienst gezonden.

Weigeren mag op twee gronden: de gevraagde stukken ontbreken of zijn ontoereikend, of de Nederlandse openbare orde verzet zich tegen wat er zou worden aangetekend. Die tweede grond speelt vooral bij stukken uit het buitenland.

Wat u kunt doen

Begin met de schriftelijke mededeling: daarin staat waarom het is misgegaan. Vaak gaat het om een ontbrekend of onvoldoende gelegaliseerd document, en is aanvulling voldoende. Is het een principieel verschil van inzicht, dan is de rechtbank de plek waar dat wordt beslist; daarvoor heeft u in beginsel een advocaat nodig.

Een voorbeeld. Iemand wil een in het buitenland uitgesproken adoptie laten aantekenen bij de geboorteakte van zijn kind. De gemeente vindt de overgelegde stukken onvoldoende en weigert. Hij ontvangt een gemotiveerde mededeling, vraagt in het buitenland aanvullende documenten op en dient het verzoek opnieuw in; lukt dat niet, dan kan hij naar de rechter.

In de praktijk

Vraag vooraf een overzicht van de benodigde stukken en houd rekening met vertaling en legalisatie. Laat u bij een weigering snel informeren over de mogelijkheden en over eventuele termijnen; het Juridisch Loket kan u wegwijs maken en beoordelen of u in aanmerking komt voor gesubsidieerde rechtsbijstand.