Boek 1 Artikel 18a (1:18a BW)

Bij een akte van de burgerlijke stand zijn de mensen betrokken die aangifte doen of tegenover de ambtenaar een verklaring afleggen over het feit dat de akte moet vastleggen. Dit artikel noemt hen partijen, onderscheidt daarbinnen de belanghebbende partijen, regelt wanneer iemand zich kan laten vertegenwoordigen en verbiedt de ambtenaar een akte op te maken waarbij hij zelf betrokken is.

Partij en belanghebbende partij

Partij is iedereen die de aangifte doet of de verklaring aflegt. Belanghebbende partij is de engere groep: degenen wier verklaring zelf een rechtsgevolg teweegbrengt, voor henzelf, voor een medepartij of voor beiden. Wie een kind erkent of instemt met een naamskeuze, roept met zijn verklaring zo'n gevolg op en is dus belanghebbende partij. Doorslaggevend is wat de verklaring bewerkstelligt, en niet hoe nauw iemand bij het vastgelegde feit betrokken is. Wie enkel melding maakt van iets dat zich al heeft voorgedaan, zoals een overlijden, is daarmee wel partij bij de akte, maar nog geen belanghebbende partij.

Het onderscheid is niet academisch. Het bepaalt wie zich bij volmacht kan laten vertegenwoordigen en wie tegen een weigering van de ambtenaar bij de rechtbank kan opkomen; de schriftelijke mededeling van zo'n weigering gaat naar alle partijen bij de akte.

Vertegenwoordiging bij volmacht

Belanghebbende partijen kunnen zich laten vertegenwoordigen door iemand die daarvoor bij authentieke akte is gevolmachtigd. Authentiek wil zeggen dat de volmacht door een notaris of een andere bevoegde ambtenaar is opgemaakt; een briefje met een handtekening volstaat niet. Die zwaardere vorm past bij het gewicht van de verklaring, want daarmee ontstaat een rechtsgevolg dat in de registers wordt vastgelegd.

Legt de gevolmachtigde de verklaring af, dan gelden zowel hij als de vertegenwoordigde als partij bij de akte. In de akte komt dus te staan wie er namens wie heeft gesproken.

Wat de ambtenaar niet mag

Het vijfde lid sluit de ambtenaar van de burgerlijke stand uit van akten waarin hij zelf partij of belanghebbende partij is. Het verbod raakt dus niet alleen akten waarin hij een verklaring met rechtsgevolg aflegt, maar ook akten waarin hij alleen als aangever optreedt, bijvoorbeeld wanneer hij zelf een overlijden in zijn familie meldt. Een akte van de burgerlijke stand is een stuk met openbaar gezag; de wet houdt de rol van degene die het stuk opmaakt en de rol van degene die verklaart daarom strikt gescheiden.

Een voorbeeld. Een man kan door ziekte niet naar het gemeentehuis komen om een kind te erkennen. Hij laat bij de notaris een volmacht opmaken waarin precies staat wat er namens hem moet worden verklaard. De gevolmachtigde legt die verklaring af; in de akte staan zowel de gevolmachtigde als de man zelf als partij vermeld.

In de praktijk

Overweegt u vertegenwoordiging, regel de volmacht dan tijdig bij de notaris en laat er precies in zetten waarvoor zij geldt. Vraag vooraf bij de gemeente of zij met die volmacht uit de voeten kan. Bedenk verder dat lang niet alles bij volmacht kan: voor sommige handelingen eist de wet dat u er zelf bent, en de ambtenaar zal u daar op wijzen.