Boek 1 Artikel 29c (1:29c BW)

Meestal mag de ambtenaar van de burgerlijke stand zelf beslissen of hij advies vraagt. Artikel 1:29c BW maakt daar een uitzondering op. Twijfelt hij serieus of een gegeven uit een buiten Nederland opgemaakte akte of ander geschrift wel in een Nederlandse akte mag worden opgenomen, dan móet hij het advies van de Commissie inwinnen.

Wanneer de plicht ontstaat

De maatstaf is gerede twijfel. Dat is meer dan een vaag ongemak, maar minder dan zekerheid dat het stuk niet deugt. Er moeten concrete aanknopingspunten zijn die maken dat de ambtenaar niet kan overzien of het gegeven bruikbaar is: een onbekende documentvorm, gegevens die met elkaar botsen, of een land waarvan de registratie moeilijk te doorgronden is.

Heeft de ambtenaar geen twijfel, dan verwerkt hij het gegeven gewoon. Is hij er zeker van dat het stuk onbruikbaar is, dan hoort daar de gewone weg van een gemotiveerde weigering bij. De adviesplicht ziet op het gebied daartussen.

Waarom dit een plicht is

Zonder deze bepaling zou de ene ambtenaar bij twijfel doorpakken en de andere weigeren. Voor de burger zou dat betekenen dat de uitkomst afhangt van wie zijn dossier behandelt. De verplichting dwingt tot het inwinnen van gespecialiseerde kennis over buitenlandse akten die niet elke gemeente in huis heeft.

Het is ook een rem op te snelle afwijzing. Een ambtenaar die twijfelt, mag die twijfel niet zonder meer in het nadeel van de burger laten uitvallen; hij moet eerst het advies vragen.

Wat het voor u betekent

Uw aanvraag duurt langer, want er komt een adviesronde bij. Daar staat tegenover dat uw zaak wordt beoordeeld door mensen die dit soort documenten kennen. Vraag de gemeente om te bevestigen dat het advies is aangevraagd en om te melden zodra het binnen is.

Een voorbeeld. Een man legt bij de aangifte van de geboorte van zijn kind een buitenlands document over waaruit het ouderschap zou moeten blijken. De ambtenaar kent de documentvorm niet en kan niet vaststellen of hij het gegeven mag overnemen. Hij is dan verplicht advies te vragen in plaats van de aangifte zonder meer af te wijzen.

In de praktijk

Zorg dat u alles wat u heeft in één keer overlegt: het originele stuk, een beëdigde vertaling en de legalisatie of apostille. Hoe completer het dossier, hoe kleiner de kans dat de twijfel over uw papieren gaat in plaats van over het recht. Duurt het lang, vraag dan schriftelijk om een beslissing; zonder besluit kunt u de zaak niet aan de rechter voorleggen.