Boek 1 Artikel 26e (1:26e BW)

Een beslissing van de rechter verandert nog niets in de registers. Daarvoor moet de burgerlijke stand in actie komen, en die moet dus weten dat de beslissing er is. Artikel 1:26e BW regelt dat sluitstuk: de griffier stuurt het afschrift van de beschikking door naar de juiste ambtenaar.

Naar welke ambtenaar

De hoofdregel is dat het afschrift gaat naar de ambtenaar van de burgerlijke stand in wiens registers de akte van de betrokkene staat en waaraan de latere vermelding moet worden gehecht. Dat is dus de gemeente waar de akte destijds is opgemaakt, en niet per se de gemeente waar iemand nu woont.

Daarnaast is er een tweede route. Heeft de rechter een last gegeven om een in het buitenland opgemaakte akte in te schrijven, dan gaat het afschrift naar de ambtenaar van de burgerlijke stand in Den Haag. Daar worden de akten bijgehouden van mensen zonder Nederlandse geboortegemeente.

In één zaak kunnen beide routes tegelijk lopen. Gelast de rechter zowel een inschrijving in Den Haag als een vermelding bij een akte elders, dan gaan er twee afschriften uit.

Wat de betrokkene hiervan merkt

Vooral dat hij zelf niets hoeft rond te brengen. De burger hoeft de beschikking niet persoonlijk bij het loket af te geven; de griffie doet dat. Dat neemt een bekende bron van vertraging weg, waarbij de een op de ander wacht.

Tegelijk is het verstandig het niet blind af te wachten. Vraag een aantal weken na de beschikking een afschrift van de akte op en kijk of de vermelding erin staat. Is dat niet zo, meld dan bij de gemeente dat er een beschikking ligt en vraag de griffie of het afschrift is verzonden.

Een voorbeeld. Een vrouw krijgt van de rechtbank een beschikking waarin haar buitenlandse echtscheiding wordt erkend en waarbij een vermelding aan haar Nederlandse huwelijksakte wordt gelast. De griffier stuurt het afschrift naar de gemeente waar zij is getrouwd. Die gemeente hecht de vermelding aan de akte; pas daarna staat zij ook in de registers als gescheiden.

In de praktijk

Houd bij welke gemeente uw akten heeft opgemaakt: de geboorteakte, de huwelijksakte, een akte van erkenning. Dat zijn niet altijd dezelfde gemeenten. Bij problemen met een instantie die uw gegevens niet bijgewerkt ziet, is een recent afschrift van de betrokken akte het eerste wat u nodig heeft.