Boek 1 Artikel 20e (1:20e BW)

Een uitspraak of besluit werkt pas door in de registers als de burgerlijke stand ervan weet. Dit artikel regelt die doorzending. De griffier stuurt bepaalde rechterlijke uitspraken op, de minister stuurt besluiten over namen op en de notaris stuurt de akte van erkenning die hij heeft opgemaakt. Daarvoor hoeft u dus in beginsel zelf niets te doen; bij een echtscheiding of een ontbinding van een geregistreerd partnerschap ligt dat anders.

De griffier en de termijn van drie maanden

De doorzendplicht van de griffier geldt voor de uitspraken die in het eerste lid van artikel 1:20 BW staan: over voornamen en geslachtsnaam, adoptie, afstamming en de nietigverklaring van een huwelijk of geregistreerd partnerschap. Van die uitspraken stuurt de griffier van het gerecht waar de zaak het laatst aanhangig was een afschrift naar de ambtenaar van de burgerlijke stand, niet eerder dan drie maanden na de dag van de beschikking. Het moment van doorzending hangt dus af van het verstrijken van die drie maanden, gerekend vanaf de dag van de beschikking; de wettekst stelt niet als voorwaarde dat de beslissing eerst onherroepelijk is. Voor een echtscheiding, de ontbinding van een geregistreerd partnerschap en de ontbinding van een huwelijk na scheiding van tafel en bed geldt deze plicht niet.

Voor u betekent dat geduld. Na een beslissing over bijvoorbeeld een voornaamswijziging of een adoptie duurt het enige tijd voordat de akte is bijgewerkt en u een aangepast afschrift kunt krijgen.

De minister en de notaris

Besluiten waarbij namen worden gewijzigd of vastgesteld, en naturalisatiebesluiten waarin ook over namen wordt beslist, stuurt de minister van Justitie onverwijld door naar de ambtenaar onder wie de geboorteakte van de betrokkene berust. Hier geldt dus geen wachttijd van drie maanden.

Heeft een notaris een akte van erkenning opgemaakt, dan stuurt hij onverwijld een afschrift of uittreksel naar de ambtenaar onder wie de geboorteakte van het kind berust. Erkenning kan namelijk zowel bij de burgerlijke stand als bij de notaris plaatsvinden; in het tweede geval moet de gemeente er langs deze weg van horen.

Waarom dit ertoe doet

Zolang de aantekening ontbreekt, blijkt de nieuwe situatie niet uit de registers en dus ook niet uit de basisregistratie personen. Dat kan praktisch vastlopen bij een paspoortaanvraag, bij een school of bij een bank. De doorzendplichten zorgen dat de administratie de werkelijkheid volgt zonder dat de betrokkene achter iedereen aan moet.

Een voorbeeld. Een man erkent bij de notaris een kind. De notaris stuurt de akte door naar de gemeente waar de geboorteakte ligt. Daar wordt een latere vermelding toegevoegd en krijgen de betrokkenen een afschrift toegestuurd, zodat zij kunnen controleren of alles klopt.

In de praktijk

Controleer na ongeveer vier maanden bij een rechterlijke beslissing, of enkele weken bij een notariële akte of een besluit, of de aantekening is verwerkt. Vraag een afschrift van de akte op en kijk of de vermelding erop staat. Is er niets gebeurd, neem dan contact op met de griffie of de notaris en met de gemeente; meestal is het een kwestie van een zoekgeraakt stuk.