Boek 1 Artikel 18d (1:18d BW)

Van elke akte van de burgerlijke stand bestaat een tweede exemplaar. Dit artikel bepaalt dat er van alle in de registers opgenomen akten een dubbel of een afschrift wordt gehouden, en regelt wat er gebeurt als akten verloren gaan of beschadigd raken: dan worden zij vervangen door een afschrift van dat dubbel.

Waarom er een dubbel bestaat

De registers vormen het bewijs van iemands afstamming, naam en burgerlijke staat. Bestaat een akte maar op één plek, dan staat dat bewijs op het spel zodra er met dat ene exemplaar iets misgaat. Het dubbel wordt daarom gescheiden van het origineel bewaard. De regels over het bijhouden en bewaren van die dubbelen, en van de latere vermeldingen die daarbij horen, staan in een algemene maatregel van bestuur. Ook latere vermeldingen worden dus in het tweede exemplaar bijgehouden, zodat dit gelijk blijft aan de akte zoals die op dat moment luidt.

Hoe vervanging werkt

Zijn akten verloren gegaan of verminkt, dan maakt een door de minister aangewezen centrale bewaarplaats waar de dubbelen liggen daarvan een afschrift. Dat afschrift treedt in de plaats van de verdwenen of beschadigde akte en heeft dus dezelfde betekenis. Van de akten die worden vervangen wordt een lijst opgesteld, die in de Staatscourant wordt gepubliceerd, zodat kenbaar is welke stukken zijn vervangen.

De minister kan nadere regels stellen over de manier waarop die vervanging wordt uitgevoerd. Omdat het afschrift in de plaats treedt van de oorspronkelijke akte, bevat het vervangende stuk dezelfde gegevens en werkt het op dezelfde manier als bewijs.

Wie de kosten draagt

De kosten van vervanging komen ten laste van de Staat. Gaat het om akten die door een gemeente worden bewaard, dan draagt die gemeente de kosten. De wet legt de kosten dus bij de overheid die de akten in bewaring heeft; de burger over wiens akte het gaat, wordt in deze regeling niet genoemd.

Een voorbeeld. Bij het overbrengen van het archief van een gemeente naar een nieuw depot raakt een band met overlijdensakten uit één jaar zoek. De gemeente laat de akten vervangen door afschriften van de dubbelen uit de centrale bewaarplaats, en de vervangen akten worden vermeld op een lijst in de Staatscourant. Een kleindochter die voor een erfrechtelijke kwestie een afschrift van de overlijdensakte van haar grootvader nodig heeft, kan dat daarna gewoon bij de gemeente aanvragen.

In de praktijk

Merkt u dat een akte niet meer te vinden of onleesbaar is, meld dat dan bij de gemeente waar zij hoort te liggen. Zij kan nagaan of vervanging uit het dubbel nodig is. Voor uzelf is het verstandig om belangrijke afschriften, zoals van geboorte- en huwelijksakten, thuis te bewaren; dat scheelt tijd op momenten waarop u ze snel nodig heeft, bijvoorbeeld bij een overlijden.