Boek 1 Artikel 17c (1:17c BW)

Hoe de registers van de burgerlijke stand er precies uitzien en hoe de beheerder van een archiefbewaarplaats met die registers omgaat, staat niet in de wet zelf. Dit artikel draagt op om dat bij algemene maatregel van bestuur te regelen. Het gaat om de inrichting van de registers en om de handelingen die de beheerder verricht: bewaren, latere vermeldingen toevoegen en afschriften en uittreksels afgeven.

Wat er in de uitvoeringsregels staat

Denk aan de modellen waarin akten worden opgemaakt, aan de gegevens die erin moeten staan, aan de manier waarop latere vermeldingen worden aangetekend en aan de eisen die aan bewaring en beveiliging worden gesteld. Ook de vorm van afschriften en uittreksels en de gevallen waarin een meertalig stuk kan worden verstrekt, horen tot die uitwerking.

Doordat dit landelijk is voorgeschreven, ziet een geboorteakte uit de ene gemeente er hetzelfde uit als die uit de andere. Dat is niet alleen ordelijk, het is nodig voor de bewijskracht: instanties in binnen- en buitenland moeten op het stuk kunnen afgaan zonder de plaatselijke gewoonten te kennen.

Waarom een aparte regeling voor de beheerder

De registers die naar het archief zijn overgebracht worden niet meer dagelijks gebruikt, maar zij moeten wel bruikbaar blijven. Papier veroudert, en scans en digitale bestanden vragen om eigen eisen. De uitvoeringsregels bepalen daarom hoe de beheerder de registers in stand houdt en onder welke voorwaarden hij ze raadpleegbaar maakt.

De rechtspositie van de akten verandert daardoor niet. Ook een gedigitaliseerde of gerestaureerde akte blijft de akte die zij was; de regels gaan over vorm en beheer, niet over de inhoud.

Wat u ervan merkt

In het dagelijks leven merkt u dit alleen als u iets vraagt wat de voorschriften niet toestaan: een afschrift in een eigen opmaak, een gegeven dat niet in het model past, of een aantekening die de wet niet kent. De ambtenaar of de beheerder wijst dat dan af, niet uit onwil maar omdat hij aan de voorgeschreven modellen gebonden is.

Een voorbeeld. Iemand wil dat in een uittreksel een gegeven wordt weggelaten dat hij liever niet deelt. Dat kan alleen als de regeling een uittreksel met die beperkte inhoud kent. Bestaat dat model niet, dan blijft de keuze tussen het volledige stuk of geen stuk.

In de praktijk

Vraag altijd na welk soort stuk u nodig heeft voordat u aanvraagt: een volledig afschrift, een uittreksel of een meertalige versie. Dat scheelt een tweede gang naar het loket. Weigert een instantie het stuk dat u kreeg, vraag dan schriftelijk om welk model zij precies vraagt, zodat de gemeente of het archief gericht kan leveren.