Artikel 16n Aw: Kopiëren voor het behoud van erfgoed

Een cultureel erfgoedinstelling mag een werk uit haar collectie kopiëren zonder toestemming van de maker, mits die kopie dient om het werk te behouden en daarvoor ook echt nodig is. Het werk moet permanent deel uitmaken van de eigen collectie. Wordt aan die voorwaarden voldaan, dan levert het kopiëren geen inbreuk op het auteursrecht op.

De ratio is dat dragers vergaan. Papier verzuurt, magneetband wordt onleesbaar, lakplaten verpulveren, bestandsformaten sterven uit. Als een instelling voor elke veiligheidskopie eerst toestemming zou moeten vragen aan een maker die vaak niet meer te vinden is, zou het materiaal verdwijnen tijdens het zoeken. Tegenover dat verlies staat nauwelijks een economisch belang van de rechthebbende: een kopie die in het depot blijft, concurreert met niets.

Behoud, en niet meer dan dat

De grens van dit artikel zit in het doel. De kopie moet gemaakt worden om het werk te behouden, en zij moet daarvoor noodzakelijk zijn. Een instelling die een collectie digitaliseert omdat dat handig is voor de publiekssite, of om een tentoonstelling te kunnen vullen, kan zich niet op dit artikel beroepen. De vraag is telkens: zou het werk zonder deze kopie op termijn verloren gaan of onbruikbaar worden?

Even belangrijk is wat het artikel níet toestaat. Het gaat over reproduceren, niet over openbaar maken. Een preserveringskopie mag u maken; die kopie vervolgens online zetten of uitlenen is een zelfstandige handeling waarvoor u een andere grondslag nodig hebt, bijvoorbeeld de regeling voor verweesde werken in artikel 16o Aw.

Permanent in de eigen collectie

De tweede voorwaarde begrenst wie zich hierop mag beroepen. Het werk moet duurzaam bij de instelling horen. Een stuk dat in bruikleen is voor één tentoonstelling, of materiaal dat een bezoeker tijdelijk afgeeft, valt er niet onder. Dat voorkomt dat instellingen als doorgeefluik gaan werken voor kopieën van andermans collectie.

Contractueel niet weg te schrijven

Het tweede lid maakt de bevoegdheid dwingend: van deze regel kan niet bij overeenkomst worden afgeweken. Dat is een stevige keuze. Een licentiegever, uitgever of leverancier kan in zijn voorwaarden dus niet bedingen dat de instelling geen behoudskopie mag maken. Staat zo'n verbod toch in een contract, dan mist het op dit punt effect.

Een voorbeeld

Een regionaal fotoarchief beheert een schenking van enkele duizenden glasnegatieven. De emulsie laat op tientallen platen los; over een paar jaar is de opname weg. Het archief laat alles scannen op hoge resolutie en bewaart de bestanden in het depot. Dat is behoud in de zin van dit artikel, ook als de fotograaf niet te traceren is. Zet het archief diezelfde scans daarna in een doorzoekbare beeldbank op zijn website, dan gaat het om een nieuwe stap die niet meer door dit artikel wordt gedekt.

In de praktijk

• Leg vast waarom de kopie nodig is. Een korte conditierapportage per deelcollectie maakt achteraf hard dat het om behoud ging en niet om gemak.
• Beperk de verspreiding. Bewaar behoudskopieën gescheiden van publieksbestanden, zodat er geen ruis ontstaat over de grondslag van hergebruik.
• Denk aan formaatmigratie. Het overzetten van een verouderd bestandsformaat naar een houdbaar formaat is net zo goed behoud als het redden van een fysieke drager.
• Voor rechthebbenden: een instelling die uw werk voor behoud kopieert, hoeft u niets te vragen en niets te betalen. Wilt u invloed op wat er daarna met de kopie gebeurt, dan ligt uw aanknopingspunt bij de openbaarmaking, niet bij de kopie zelf.