Artikel 44b Aw: Bekendmaking via het Europese portaal

Dit artikel legt een collectieve beheersorganisatie die licenties verleent voor niet meer verkrijgbare werken twee informatieplichten op. Zij moet bepaalde gegevens ruim voor de publicatie in een Europees portaal zetten, en zij moet daarnaast extra bekendheid geven aan de regeling als dat nodig is om makers te bereiken.

Die plichten zijn het spiegelbeeld van de verruimde licentie. Er wordt beschikt over rechten van makers die daar nooit om hebben gevraagd. Dat is alleen te verdedigen als die makers een reële kans hebben te ontdekken dat hun werk erbij zit, zodat zij er nog uit kunnen stappen. Transparantie is hier dus geen formaliteit maar de rechtvaardiging van het systeem.

Wat er in het portaal moet staan

• De werken: gegevens waarmee de betrokken werken te identificeren zijn.
• De uitstapmogelijkheid: informatie over de mogelijkheid van makers en hun rechtverkrijgenden om hun werk van de licentie uit te sluiten.
• De licentie zelf: wie de partijen zijn, voor welke gebieden zij geldt en welke vormen van gebruik zij toestaat.

Het gaat om het portaal dat door het bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie is ingesteld en wordt beheerd. Eén Europees loket dus, en niet een mededeling ergens op de eigen website van de organisatie.

Zes maanden van tevoren

De informatie moet er ten minste zes maanden staan voordat de erfgoedinstelling de werken openbaar maakt. Die wachttijd geeft makers gelegenheid het portaal te raadplegen en zich te melden. De termijn rust op de beheersorganisatie: wordt er eerder gepubliceerd, dan schiet zij tekort in haar informatieplicht. Of de licentie ook voor niet-aangesloten makers werkt, hangt in artikel 44 Aw af van haar representativiteit en van de gelijke behandeling van alle makers.

Extra publiciteit waar nodig

Naast het portaal moet de organisatie passende publicitaire maatregelen treffen binnen het Rijk in Europa als dat nodig is om makers beter met de regeling bekend te maken. Zijn er aanwijzingen dat die makers elders effectiever te bereiken zijn, bijvoorbeeld omdat de werken uit een ander land komen, dan strekken de maatregelen zich ook daarheen uit. Denk aan berichten in vakbladen of aan een oproep via een zusterorganisatie. Een voorbeeld. Een beheersorganisatie licentieert een collectie ansichtkaarten en drukwerk van een provinciaal museum. Een deel van het materiaal is destijds in een buurland gedrukt. Naast de melding in het portaal plaatst zij daarom ook een oproep in een vakblad in dat buurland, zodat nabestaanden van de ontwerpers kunnen reageren.

In de praktijk

• Voor beheersorganisaties: plan de portaalmelding vóór de projectplanning van de instelling, niet erna. De zes maanden zijn een harde ondergrens.
• Voor erfgoedinstellingen: vraag om bewijs van de melding en de datum daarvan voordat u publiceert.
• Voor makers: raadpleeg het portaal als u vermoedt dat oud werk van u in een collectie zit; daar staat ook hoe u zich kunt afmelden.

De voorwaarden voor de licentie zelf staan in artikel 44 Aw, de grensoverschrijdende werking in artikel 44a Aw.