Artikel 4.4bis BVIE: Het i-DEPOT als bewijs van een idee

Het Bureau mag onder de naam i-DEPOT bewijs verstrekken dat bepaalde stukken op de datum van ontvangst bestonden. Meer is het niet, en dat is precies waarom het nuttig is: je krijgt een onafhankelijke datumvaststelling van iets wat je zelf hebt gemaakt. De stukken worden een bepaalde tijd bewaard, onder strikte geheimhouding, tenzij je daar zelf uitdrukkelijk afstand van doet.

Wat het wel is

Een i-DEPOT is een bewijsmiddel. Het maakt aannemelijk dat een schets, een recept, een broncode, een businessplan of een lijst met technische keuzes er op een bepaald moment al lag. In een conflict over wie iets eerder had, is dat vaak precies het knelpunt: partijen bestrijden elkaar niet over het recht, maar over de volgorde in de tijd.

Wat het beslist niet is

Het is geen registratie en het levert geen enkel recht op. Je krijgt er geen merkrecht mee, geen modelrecht en geen octrooi; die ontstaan langs hun eigen wegen. Het zegt ook niets over de vraag of wat je hebt vastgelegd origineel, nieuw of beschermbaar is — het Bureau kijkt niet naar de inhoud. En het maakt van jou nog geen bedenker: iemand anders kan hetzelfde eerder hebben gemaakt en dat op zijn eigen manier bewijzen.

Omdat er geheimhouding op rust, blijft de inhoud geheim totdat je zelf besluit hem te tonen. Dat past bij zaken die hun waarde juist aan geheimhouding ontlenen, zoals bedrijfsgeheimen en nog niet gepubliceerde ontwerpen. Let wel: een depot vervangt geen geheimhoudingsafspraak. Wie zijn idee vertelt zonder afspraken, kan dat niet terugdraaien met een datumbewijs.

De bewaartermijn en de spelregels

De stukken worden gedurende een bepaalde termijn bewaard; hoe lang, en hoe verlenging en inzage precies werken, is in het uitvoeringsreglement geregeld. Reken er dus niet op dat een depot er over vijftien jaar vanzelf nog is. Zet de einddatum in je agenda, net zoals je dat bij een merkvernieuwing doet.

Een voorbeeld. Een ontwerper werkt een reeks schetsen voor een lampenserie uit en legt die vast voordat zij ze aan een fabrikant laat zien. De samenwerking loopt stuk; een jaar later staat er een sterk gelijkende lamp in de folder van diezelfde fabrikant. Het depot bewijst niet dat de fabrikant heeft overgenomen, maar het maakt wel hard dat het ontwerp er vóór het eerste gesprek al was — en dat verschuift het gesprek meteen naar de vraag hoe de fabrikant aan zijn ontwerp kwam.

In de praktijk

• Leg vast wat af is, niet wat vaag is. Een depot van een halve gedachte helpt niet; concrete uitwerkingen, tekeningen en versies met datum wel.
• Combineer met een geheimhoudingsovereenkomst. Het depot bewijst het bestaan, het contract regelt wat de ander ermee mag.
• Vernieuw op tijd of maak een nieuw depot bij elke grote versie. Ontwikkeltrajecten schuiven op, en juist de tussenversies laten zien hoe het idee is gegroeid.
• Onthoud dat het geen bescherming is. Wil je exclusiviteit, dan heb je een aanvraag nodig; een depot is alleen je bewijspositie.