Artikel 4.4 BVIE: Wijzigingen, publicatie en afschriften

Naast alles wat het Bureau in de eerdere titels van dit verdrag moet doen, geeft dit artikel het drie taken die het register bruikbaar houden: wijzigingen aanbrengen in aanvragen en inschrijvingen, de inschrijvingen publiceren, en op verzoek van iedere belanghebbende afschriften verstrekken. Klein grut op papier, maar zonder deze taken zou het register onbetrouwbaar zijn.

Een merkenregister is geen archief van historische aanvragen, maar een actueel overzicht waarop derden mogen afgaan. Wie wil weten of een naam vrij is, of wie een merk wil kopen, moet in het register kunnen zien wie de houder is, waarvoor het recht geldt en of het nog loopt. Daarom moet het worden bijgehouden en openbaar zijn.

Wijzigingen: op verzoek of van buitenaf

Het Bureau werkt het register op drie manieren bij. Op verzoek van de houder zelf, als die iets aan zijn depot of inschrijving wil laten veranderen, zoals het laten inschrijven van een overdracht of licentie of het geheel of gedeeltelijk laten doorhalen van zijn inschrijving. Op grond van kennisgevingen van het Internationaal Bureau, dat de internationale inschrijvingen beheert. En op grond van rechterlijke beslissingen, zodat wat de rechter beslist ook echt in het register landt. Loopt er een internationale inschrijving mee, dan stelt het Bureau het Internationaal Bureau zo nodig op de hoogte, zodat beide registers niet uit elkaar gaan lopen.

Publicatie: waarom openbaarheid de kern is

Het Bureau publiceert de inschrijvingen en de andere vermeldingen die het uitvoeringsreglement voorschrijft. Publicatie is meer dan een formaliteit: zij maakt het mogelijk dat anderen tijdig zien wat er is aangevraagd en ingeschreven. Alleen daardoor kan iemand met een ouder recht op tijd in actie komen, en kan een ondernemer die een nieuwe naam bedenkt vooraf onderzoeken of hij tegen iets aanloopt.

Afschriften: bewijs dat je kunt overleggen

Iedere belanghebbende kan een afschrift van een inschrijving vragen. Dat heb je nodig als je je recht moet aantonen: in een procedure, bij een douanemelding, bij de verkoop van een onderneming, of bij een platform dat om bewijs van je merkrecht vraagt voordat het een aanbieding weghaalt.

Een voorbeeld. Een familiebedrijf verhuist en verandert van rechtsvorm. Jaren later stuurt het een sommatie aan een concurrent, maar in het register staan nog de oude naam en het oude adres. De gedaagde betwist meteen of de eiser wel de houder is. Dat is op te lossen, maar het kost een ronde in de procedure die niet nodig was geweest.

In de praktijk

• Houd je gegevens actueel. Laat elke verandering in je eigen gegevens en in je correspondentieadres verwerken; verouderde gegevens betekenen dat post over termijnen je niet bereikt.
• Laat een overdracht ook echt inschrijven. Waarom dat nodig is voor de werking tegenover derden, staat in artikel 2.33 BVIE.
• Haal een afschrift op vóórdat je sommeert. Dan weet je zeker dat je op de juiste naam en voor de juiste waren optreedt.
• Controleer na een uitspraak of het register is aangepast. Een doorhaling die niet is verwerkt, blijft de wereld in staan.

De rechterlijke kant hiervan staat in artikel 4.5 BVIE, waarin is bepaald dat de rechter de doorhaling van nietig of vervallen verklaarde inschrijvingen ambtshalve uitspreekt.