Artikel 2.35ter BVIE: Het reglement achter een keurmerk

Wie een certificeringsmerk aanvraagt, moet meteen een gebruiksreglement meesturen. Dat reglement is het hart van een keurmerk: daarin staat wat het merk belooft, wie het mag voeren en hoe de houder controleert of die belofte wordt waargemaakt. Zonder zo'n document is er niets om op te vertrouwen.

Het reglement is dus geen formaliteit maar het inhoudelijke fundament. Het publiek ziet alleen een logo op een verpakking; wat dat logo waard is, wordt volledig bepaald door de regels die eronder liggen. Het verdrag verplicht daarom tot openheid: het reglement gaat naar het Bureau en wordt de maatstaf waaraan later alles wordt afgemeten.

Wat er in het reglement moet staan

Het derde lid somt de verplichte onderdelen op, en die vormen samen een compleet keuringssysteem:

• Wie mag het merk gebruiken: de kring van bevoegde gebruikers moet aanwijsbaar zijn, met toelatingsvoorwaarden die niet willekeurig zijn.
• Welke kenmerken worden gecertificeerd: concreet en toetsbaar, bijvoorbeeld een materiaalsamenstelling, een productiemethode of een meetwaarde.
• Hoe de certificeringsinstantie test en toezicht houdt: welke methode, welke frequentie, welke normen, en hoe er wordt nagegaan of het zo blijft: hercontroles, steekproeven, meldplichten van de gebruiker. Een keurmerk zonder toetsingsmethode is een lege huls.

- Gebruiksvoorwaarden en sancties: hoe het merk mag worden afgebeeld en wat er gebeurt als iemand de regels overtreedt, van waarschuwing tot intrekking van het gebruiksrecht.

Uitstel bij de internationale route

Wie zijn merk via de internationale registratieroute naar de Benelux brengt, kan het reglement niet altijd meteen meeleveren. Voor die situatie geldt een uitstelmogelijkheid van zes maanden, gerekend vanaf de kennisgeving van de internationale inschrijving. Dat is een echte termijn en geen richtlijn. Voor een gewone Benelux-aanvraag geldt dat uitstel niet: daar hoort het reglement bij de aanvraag zelf, en het ontbreken ervan leidt tot afwijzing.

Waar het misgaat

Een stichting die een keurmerk voor duurzaam verwerkt textiel opzet, schrijft in haar reglement wel op welke stoffen zijn toegestaan, maar niet hoe zij dat controleert en wat er gebeurt bij een overtreding. Twee jaar later blijkt een aangesloten atelier het merk te voeren op kleding die nooit is bemonsterd. Het gebruiksrecht intrekken is dan lastig, want sancties ontbreken, en de stichting loopt bovendien het risico dat haar toezicht als tekortschietend wordt aangemerkt. De meest gemaakte fouten zijn steeds dezelfde: vage kenmerken die niet meetbaar zijn, een toelatingsprocedure die neerkomt op willekeur, en het ontbreken van een handhavingsparagraaf. Een reglement dat je zelf niet kunt uitvoeren, is een reglement waaraan je later wordt gehouden.

In de praktijk

• Schrijf het reglement zo dat een buitenstaander kan nagaan of een deelnemer aan de eisen voldoet. Dat is meteen je verweer als iemand het merk aanvalt.
• Reken door wat het toezicht kost voordat je de controlefrequentie vastlegt, en beloof geen jaarlijkse keuring die je niet kunt uitvoeren.
• Houd het reglement actueel via de wijzigingsprocedure die het verdrag daarvoor geeft, en gebruik in je communicatie altijd de versie die in het register staat.