Artikel 2.34ter BVIE: Het gebruiksreglement bij een collectief merk

Een collectief merk zegt iets over een groep ondernemers, en dus moet vaststaan wie tot die groep behoort en waaraan die persoon zich moet houden. Dit artikel verplicht de aanvrager om samen met de aanvraag een reglement over het gebruik van het merk in te dienen en schrijft voor wat daar minimaal in staat.

Het reglement is het hart van een collectief merk. Voor het publiek is het de garantie dat het merk ergens voor staat; voor de leden is het de spelregel die zegt wat ze moeten doen om het te mogen voeren; voor buitenstaanders is het de norm waaraan te toetsen valt of ze kunnen toetreden.

Meteen bij de aanvraag indienen

De hoofdregel is streng: het reglement gaat mee met de aanvraag. Je kunt dus niet eerst het merk vastleggen en later bedenken hoe de groep ermee omgaat. Alleen voor een internationale aanvraag geldt een uitzondering: dan mag de aanvrager het reglement nog binnen zes maanden indienen, gerekend vanaf de kennisgeving van de internationale inschrijving die volgt uit de Overeenkomst en het Protocol van Madrid.

Wat er minimaal in moet staan

Het reglement bepaalt in elk geval drie dingen: welke personen het merk mogen gebruiken, onder welke voorwaarden iemand tot de vereniging behoort, en onder welke voorwaarden het merk mag worden gebruikt, sancties daaronder begrepen. Dat laatste is meer dan een formaliteit. Zonder een sanctie op verkeerd gebruik is het reglement een wens; met een duidelijke sanctie kan de vereniging optreden tegen een lid dat de afspraken schendt.

Schrijf de voorwaarden zo dat ze controleerbaar zijn. Een eis als "ambachtelijke productie" nodigt uit tot discussie; een eis die het productieproces, de gebruikte grondstoffen of een controlemoment beschrijft, is toetsbaar.

Een open deur bij herkomstmerken

Bestaat het collectieve merk uit een aanduiding van de plaats van herkomst, dan geldt een extra eis: het reglement moet het lidmaatschap openstellen voor iedereen wiens waren of diensten uit het betrokken geografische gebied komen, mits die persoon aan alle andere voorwaarden voldoet. Zo wordt voorkomen dat een club de naam van een streek claimt en concurrenten uit diezelfde streek buiten de deur houdt.

Een vereniging van imkers uit een veengebied registreert de gebiedsnaam als collectief merk voor honing. In haar reglement staat dat alleen imkers met minstens tien jaar ervaring lid kunnen worden. Zo'n eis is op zichzelf toegestaan: de wet verplicht de vereniging het lidmaatschap open te stellen voor iedereen uit het gebied, maar wel onder de overige voorwaarden van het reglement. De grens ligt bij voorwaarden die er in de praktijk op neerkomen dat producenten uit het gebied worden buitengehouden. Eisen aan de winmethode of aan controle op het vochtgehalte blijven in elk geval binnen die lijn.

In de praktijk

• Voor de aanvrager: schrijf het reglement voordat je de aanvraag indient en laat iemand van buiten de groep meelezen op toetreding en handhaving.
• Voor de vereniging: regel wie controleert, hoe vaak, en wat er gebeurt bij een overtreding. Een sanctieladder van waarschuwing tot intrekking van de gebruiksbevoegdheid werkt beter dan alleen royement.
• Voor een aspirant-lid: vraag het reglement op voordat je investeert in verpakkingen met het merk erop; daarin staat waaraan je bent gebonden.

Wat er gebeurt als het reglement niet deugt, staat in artikel 2.34quater BVIE; het wijzigen ervan is geregeld in artikel 2.34sexies BVIE.