Artikel 2.5 BVIE: Een Beneluxmerk aanvragen

Wie een naam of logo in de Benelux wil vastleggen, begint met een aanvraag. Dit artikel bepaalt bij welk loket je die indient, welke formaliteiten daarbij horen en hoe wordt vastgesteld vanaf welke dag jouw aanspraak loopt. Zolang er geen geldige aanvraag ligt, is een teken dat je in de markt gebruikt nog geen ingeschreven merk.

Omdat het merkrecht in de Benelux door inschrijving ontstaat, zijn de formaliteiten van de aanvraag van belang. Een aanvraag die niet aan de voorschriften voldoet, kan vervallen, en dan gaat ook de daarbij horende datum verloren.

Bij welk loket dien je in

Je kunt de aanvraag rechtstreeks bij het Bureau indienen of bij een nationale dienst. Kies je voor een nationale dienst, dan stuurt die de aanvraag door naar het Bureau, hetzij onverwijld na ontvangst, hetzij nadat is vastgesteld dat de aanvraag aan de gestelde eisen voldoet. Voor de behandeling ben je taksen verschuldigd; de nadere vereisten staan in het uitvoeringsreglement, een uitwerkingsregeling naast het verdrag zelf.

De depotdatum

Bij ontvangst wordt eerst onderzocht of de stukken voldoen aan de vereisten om een depotdatum te kunnen vaststellen. Is dat zo, dan wordt de depotdatum vastgesteld. Je krijgt onverwijld schriftelijk bericht van die datum, of van de gronden waarom er geen datum kon worden toegekend.

De depotdatum bepaalt de rangorde tussen aanvragen: dien je eerder in dan een ander, dan is jouw aanvraag de oudere. Die datum is ook het aanknopingspunt voor een eventueel beroep op voorrang en voor andere termijnen die in het verdrag aan het depot zijn gekoppeld.

Gebreken herstellen, anders vervalt de aanvraag

Voldoet de aanvraag wel aan de eisen voor een depotdatum, maar niet aan de overige voorschriften van het uitvoeringsreglement, dan krijg je onverwijld schriftelijk bericht met de voorschriften waaraan niet is voldaan. Je krijgt dan de gelegenheid dat alsnog in orde te maken. Doe je dat niet binnen de gestelde termijn, dan vervalt de aanvraag. Opnieuw indienen kan, maar dan met een nieuwe, latere depotdatum: de tussenliggende periode telt dan niet mee.

Publicatie van de aanvraag

Zodra aan de eisen voor de depotdatum is voldaan en de opgegeven waren of diensten zijn ingedeeld volgens artikel 2.5bis BVIE, publiceert het Bureau de aanvraag volgens het uitvoeringsreglement. Daarmee wordt zichtbaar wat je claimt, nog voordat er is ingeschreven. Houders van oudere rechten kunnen zo zien dat er een aanvraag ligt die mogelijk met hun rechten botst.

Een voorbeeld. Een banketbakker met drie filialen laat zijn handelsnaam met bijbehorend beeldmerk vastleggen, maar vergeet de taks te betalen en reageert niet op de brief van het Bureau. Zijn aanvraag vervalt. Twee maanden later dient een cateraar uit dezelfde regio een sterk gelijkend teken in. Als de banketbakker daarna opnieuw indient, is zijn aanvraag de jongste van de twee.

In de praktijk

• Betaal direct. Zonder betaling van de verschuldigde taksen wordt de aanvraag niet afgerond.
• Bewaar de ontvangstbevestiging. Daarin staat de depotdatum, en dat is het bewijsstuk waarop je later terugvalt in een conflict.
• Reageer op elk gebrekenbericht. Ook als je het er niet mee eens bent: laat je de termijn verlopen, dan vervalt de aanvraag.
• Wacht niet met indienen. Wie zijn naam eerst een jaar uitprobeert en pas daarna registreert, loopt het risico dat een ander eerder aanvraagt.