Artikel 1.10 BVIE: De leiding van het Benelux-Bureau

Dit artikel wijst aan wie het Bureau leidt. Dat is de Directeur-Generaal, die verantwoording aflegt aan de Raad van Bestuur over het werk van het Bureau. Hij kan bepaalde bevoegdheden overdragen aan de Adjunct-Directeuren-Generaal, na de raad te hebben gehoord. Verder moeten de directieleden onderdaan van de lidstaten zijn en moeten alle drie de nationaliteiten in de directie vertegenwoordigd zijn.

De constructie is die van een uitvoeringsorganisatie met een duidelijke top. Er is één functionaris die eindverantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken en die daarop kan worden aangesproken. Tegelijk is er toezicht: de raad benoemt en controleert, en kan disciplinair optreden.

Verantwoording en toezicht

Verantwoording afleggen betekent hier meer dan rapporteren. De Directeur-Generaal moet kunnen uitleggen hoe het Bureau zijn taken uitvoert, hoe de begroting is besteed en hoe de organisatie ervoor staat. Dat sluit aan bij de bevoegdheden die de raad heeft om de jaarrekening vast te stellen en de reglementen te bepalen.

Delegatie van bevoegdheden

Dat bevoegdheden kunnen worden gedelegeerd, is praktisch onvermijdelijk. Een organisatie die jaarlijks grote aantallen aanvragen verwerkt, kan niet elke beslissing bij één persoon leggen. De eis dat de raad daarover wordt gehoord, zorgt ervoor dat de verdeling van verantwoordelijkheden aan de top niet buiten het toezicht om verschuift.

Drie nationaliteiten aan de top

De eis dat alle drie de nationaliteiten in de directie vertegenwoordigd zijn, past bij het evenwicht dat het hele verdrag kenmerkt. Het stelsel is van drie landen samen; dat moet ook in de leiding zichtbaar zijn. Het is dezelfde gedachte die achter de gelijke vertegenwoordiging in het bestuur zit.

Wat dit voor u betekent

Een fotograaf die een klacht heeft over de behandeling van zijn modelaanvraag, richt zich tot het Bureau. Dat de eindverantwoordelijkheid formeel bij één functionaris ligt, betekent niet dat u die persoon rechtstreeks moet benaderen: beslissingen worden namens het Bureau genomen door medewerkers aan wie de bevoegdheid is toebedeeld. Wel is duidelijk wie er uiteindelijk aanspreekbaar is.

In de praktijk

• Beslissingen komen van het Bureau, ook als ze door een medewerker zijn ondertekend. Delegatie maakt zo'n beslissing niet minder geldig.
• Verantwoording loopt naar het bestuur, niet naar individuele aanvragers. Een klacht over de organisatie is iets anders dan een rechtsmiddel tegen een beslissing in uw dossier.
• Vertegenwoordiging naar buiten ligt bij dezelfde functionaris; dat volgt uit artikel 1.4 BVIE. De opsomming van zijn bevoegdheden staat in artikel 1.11 BVIE.