Artikel 23j ROW 1995: Begroting en verantwoording van de Orde

Dit artikel regelt de financiële en inhoudelijke verantwoording van de Orde van octrooigemachtigden. Er moet elk jaar een begroting komen voor het volgende kalenderjaar, een financieel verslag met accountantsverklaring, en een verslag over de werkzaamheden en het gevoerde beleid. Die stukken gaan naar de minister en moeten voor iedereen verkrijgbaar zijn.

De reden is dat de Orde geen vrijwillige club is. Leden zijn verplicht lid en betalen verplicht contributie. Wie geld moet afdragen zonder te kunnen opzeggen, mag verlangen te zien waaraan het wordt besteed; en omdat de Orde publieke taken uitoefent, wil ook de minister dat zien.

De begroting: vooraf, niet achteraf

Voor 1 oktober stelt de algemene vergadering de begroting voor het komende kalenderjaar vast. Dat de leden zelf beslissen sluit aan bij de systematiek van de Orde: dezelfde vergadering stelt ook het contributiebedrag vast in het huishoudelijk reglement van artikel 23h ROW 1995. Uitgaven en inkomsten worden dus in samenhang bepaald, door degenen die de rekening betalen.

Financieel verslag met accountantsverklaring

Voor 1 mei gaat het financiële verslag naar de minister, vergezeld van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 2:393 BW. Die verklaring gaat over twee dingen. Getrouwheid betekent dat het beeld dat de cijfers geven klopt met de werkelijkheid. Rechtmatigheid gaat een stap verder en betreft de vraag of het geld is besteed in overeenstemming met de regels die daarvoor gelden. Bij een organisatie die verplichte bijdragen int, is juist die tweede toets van belang.

Verslag van werkzaamheden en beleid

Naast de cijfers moet er een inhoudelijk verslag komen over het afgelopen kalenderjaar: wat is er gedaan, welk beleid is gevoerd, en hoe doelmatig en doeltreffend waren de werkzaamheden en de werkwijze. Doelmatig gaat over de verhouding tussen inzet en resultaat, doeltreffend over de vraag of de gestelde doelen werkelijk zijn bereikt. Het is dus uitdrukkelijk geen opsomming van vergaderingen, maar een evaluatie.

Openbaar, niet alleen voor de minister

Het financiële verslag en het jaarverslag moeten algemeen verkrijgbaar worden gesteld. Dat gaat verder dan toezending aan de minister: ook leden, opdrachtgevers en buitenstaanders moeten er bij kunnen. Openbaarheid is hier het tegenwicht voor het verplichte lidmaatschap en voor de bevoegdheid om bindende regels te stellen.

In de praktijk

Voor een gemachtigde die vindt dat de contributie te hoog is of dat er te veel naar overhead gaat, ligt de route vast: de stukken zijn openbaar, de begroting wordt door de vergadering vastgesteld, dus het debat hoort daar te worden gevoerd, bij voorkeur ruim vóór de vaststellingsdatum in het najaar.

Voor een buitenstaander, bijvoorbeeld een ondernemersvereniging die wil weten hoeveel tuchtzaken er spelen of hoeveel er aan bijscholing wordt gedaan, is het jaarverslag de eerste bron. Blijft publicatie uit, dan is dat op zichzelf al een tekortkoming in de naleving van deze bepaling.