Artikel 23l ROW 1995: Vergaderen en openbaarheid binnen de Orde

Dit artikel bepaalt dat de Orde van octrooigemachtigden ten minste één keer per jaar bijeenkomt over onderwerpen die voor het beroep van belang zijn, en het regelt wie daarbij mag zijn. De jaarlijkse vergadering is in beginsel openbaar; de vergaderingen van het bestuur en van de raad van toezicht zijn dat juist niet.

Die tweedeling volgt de aard van het werk. Waar de beroepsgroep als geheel spreekt over regels, contributie en koers, past openheid: die besluiten binden alle leden en raken indirect iedereen die met een gemachtigde werkt. Waar wordt bestuurd of over individuele gedragingen wordt geoordeeld, past terughoudendheid.

Ten minste eenmaal per jaar

De wet schrijft een minimum voor, geen maximum. Vaker vergaderen mag, en is bij ingrijpende wijzigingen ook nodig, want besluiten over reglement en verordeningen komen tot stand in de algemene vergadering. Het onderwerp is ruim omschreven: alles wat voor octrooigemachtigden van belang is. Dat kan gaan over opleiding en bijscholing, over samenwerking met andere beroepen, of over ontwikkelingen in de octrooiverlening die de praktijk raken.

Openbaar, tenzij de leden anders besluiten

De hoofdregel is openbaarheid. Sluiten kan alleen als de aanwezige leden daartoe besluiten en alleen om gewichtige redenen. Twee dingen vallen op. Het besluit ligt bij de aanwezige leden zelf, niet bij het bestuur of de voorzitter. En het mag geheel of gedeeltelijk: voor één gevoelig agendapunt de deuren sluiten en daarna weer openen is toegestaan, en verdient ook de voorkeur boven een hele vergadering achter gesloten deuren.

Wat is een gewichtige reden

De wet vult die term niet in. Uit de opzet volgt wel de richting: het moet gaan om een belang dat zwaarder weegt dan het uitgangspunt van openheid. Te denken valt aan informatie over een individuele gemachtigde, aan gegevens die onder een geheimhoudingsplicht vallen, of aan onderhandelingsposities waarvan bekendmaking de Orde zou schaden. Ongemak over kritische vragen is geen gewichtige reden.

Bestuur en toezicht vergaderen besloten

Voor het bestuur en de raad van toezicht geldt het omgekeerde: hun vergaderingen zijn niet openbaar. Bij het bestuur past dat bij het vrij kunnen wegen van opties; bij de raad van toezicht bij de aard van tuchtzaken, waarin ondernemingsgevoelige informatie en het belang van de betrokkene meespelen. Op die beslotenheid bestaat één uitzondering, die in artikel 23s ROW 1995, vierde lid, is geregeld.

In de praktijk

Voor een gemachtigde is de jaarvergadering het moment waarop invloed daadwerkelijk kan worden uitgeoefend. Wie bezwaar heeft tegen een voorgestelde verordening of tegen de contributie, moet daar zijn; achteraf klagen over een vastgestelde regel helpt niet, zeker niet nadat de goedkeurings- en publicatieroute is doorlopen.

Voor buitenstaanders is de openbaarheid de kans om mee te kijken. Een ondernemer die veel met gemachtigden werkt, kan zich zo een beeld vormen van wat er in de beroepsgroep speelt. Wordt tot beslotenheid besloten, let dan op de motivering: het besluit moet berusten op een reden van gewicht en hoort niet routineus te worden genomen.