Artikel 22 ROW 1995: Correspondentie en wijzigingen bij het bureau

Dit artikel is een opdracht aan de regelgever. Het bepaalt dat er nadere regels komen over twee praktische onderwerpen: hoe informatie wordt uitgewisseld tussen het bureau en de aanvrager of houder van een octrooi, en hoe wijzigingen in de gegevens van die aanvrager of houder worden doorgevoerd. Beide vloeien voort uit het Verdrag inzake octrooirecht.

Achter dat verdrag zit een duidelijke gedachte: octrooien gaan verloren door formaliteiten, niet door gebrek aan uitvinding. Verschillende landen stelden vroeger heel verschillende eisen aan brieven, formulieren, handtekeningen en bewijsstukken, met als gevolg dat aanvragers struikelden over vormvereisten. Het verdrag harmoniseert die formaliteiten en verlaagt ze. Dit artikel zorgt ervoor dat het Koninkrijk die geharmoniseerde regels in de eigen uitvoeringsregelgeving kan opnemen.

Uitwisseling van informatie

Het eerste lid ziet op de communicatie zelf. Denk aan de vraag in welke vorm je stukken mag indienen, wanneer een bericht als ontvangen geldt en welke eisen aan ondertekening en identificatie worden gesteld. Dat lijken details, maar ze bepalen wel of jouw reactie op tijd en rechtsgeldig binnen is. Omdat de invulling in lagere regelgeving staat, kan die meebewegen met de techniek: van papier en fax naar volledig digitale kanalen.

Wijzigingen in de persoon van aanvrager of houder

Het tweede lid gaat over veranderingen aan de kant van de rechthebbende. Een onderneming verhuist, wijzigt haar naam, fuseert, of het octrooi gaat over op een ander. Zulke wijzigingen moeten kunnen worden verwerkt zonder dat daarvoor telkens zware bewijsstukken nodig zijn. Ook hier is het verdragsdoel dat een eenvoudige mutatie geen juridisch mijnenveld wordt.

Een voorbeeld

Een technische groothandel met twee lopende octrooiaanvragen verhuist naar een nieuw bedrijfspand en wijzigt kort daarna haar statutaire naam. Niemand denkt eraan dit bij het bureau door te geven. Een brief over een te betalen bedrag gaat naar het oude adres en komt niet aan. Pas als er iets misgaat met de aanvraag, komt de fout aan het licht. Was de adreswijziging doorgegeven, dan had een routinehandeling volstaan.

In de praktijk

• Maak van mutaties een vaste stap. Neem het doorgeven van adres-, naam- en tenaamstellingswijzigingen op in dezelfde checklist waarmee je de kamer van koophandel en je bank bijwerkt.
• Let op berichten die je niet verwacht. Post van het bureau bevat vaak termijnen. Zorg dat er intern iemand verantwoordelijk is voor het openen en doorzetten van die berichten, ook tijdens vakanties.
• Werk je met een gemachtigde? Controleer dan wie als correspondentieadres bekendstaat. Berichten die bij de gemachtigde binnenkomen maar niet worden doorgestuurd, blijven wel termijnen laten lopen.

Als het door slordige communicatie toch misgaat en je een termijn mist, biedt artikel 23 ROW 1995 nog een mogelijkheid tot herstel. Dat vraagt echter dat je alle in de gegeven omstandigheden geboden zorgvuldigheid hebt betracht, en juist een verwaarloosde adreswijziging maakt dat lastig vol te houden.