Artikel 41 ROW 1995: Het geheimhoudingsbesluit en de opschorting

Dit artikel bevat de kern van de geheimhoudingsregeling: wie beslist, binnen welke termijn, hoe lang de geheimhouding duurt en hoe zij eindigt. Het sluit aan op de signalering door het octrooibureau en zet die om in een echt besluit van de minister van Defensie.

De regeling is opgebouwd rond twee gedachten. Geheimhouding mag, want een staat hoeft niet mee te werken aan het openbaar maken van kennis die zijn verdediging raakt. Maar geheimhouding mag niet eindeloos zonder toets doorlopen, want zij ontneemt de aanvrager het nut van zijn aanvrage. Vandaar de vaste termijnen en de steeds terugkerende beslismomenten.

Acht maanden voor het besluit

Binnen acht maanden na indiening beslist de minister of de inhoud geheim moet blijven. Hij maakt dat bekend aan het bureau. Blijft een besluit binnen die termijn uit, dan eindigt de opschorting vanzelf: stilzitten werkt hier in het voordeel van de aanvrager. Ook een uitdrukkelijk besluit dat geheimhouding niet nodig is, beëindigt de opschorting.

Drie jaar, telkens verlengbaar

Een positief geheimhoudingsbesluit houdt de inschrijving in het octrooiregister opgeschort tot drie jaar na de bekendmaking van dat besluit. De minister kan die termijn telkens met drie jaar verlengen, maar alleen als hij dat doet binnen zes maanden vóór het verstrijken van de lopende termijn. Vergeet hij dat, dan loopt de opschorting af.

Daarnaast kan de minister op elk moment besluiten dat geheimhouding niet langer nodig is. De opschorting eindigt dan meteen. Het bureau moet de aanvrager onverwijld informeren over elk besluit, en ook over het uitblijven van een besluit. Zo weet de aanvrager altijd waar hij aan toe is.

Toezicht op het dossier

Zolang de opschorting loopt, stuurt het bureau op verzoek van de minister afschrift van alle stukken die tussen het bureau en de aanvrager zijn gewisseld. De minister kan de zaak dus volgen zonder zelf partij in de procedure te worden.

Eindigt de opschorting, dan wordt de aanvrage alsnog ingeschreven, maar niet onmiddellijk: de wet houdt daarvoor standaard nog drie maanden aan. Alleen als de aanvrager erom vraagt, kan die inschrijving eerder plaatsvinden. Die adempauze is praktisch bedoeld: na jaren stilte moet je je aanvrage nog kunnen aanpassen, buitenlandse indieningen kunnen regelen of je commerciële strategie kunnen bijstellen voordat de wereld meekijkt.

Een ingenieursbureau ontwikkelt een coating die radarreflectie dempt. De minister legt geheimhouding op. Vier jaar later valt het defensiebelang weg en wordt de geheimhouding ingetrokken. Het bureau wacht daarna nog drie maanden met de inschrijving, zodat de onderneming haar aanvragen in het buitenland op orde kan brengen. Had zij juist haast gehad, dan had zij zelf om een eerdere inschrijving kunnen verzoeken.

In de praktijk

• Voor de aanvrager: zet elke termijn in je agenda. Als de minister niet tijdig verlengt of niet tijdig beslist, eindigt de opschorting en verandert je positie ingrijpend.
• Voor de aanvrager: de gedwongen stilte kan geld kosten. De vergoedingsregeling van artikel 42 ROW 1995 is daarvoor bedoeld en werkt met vaststelling per periode.
• Voor adviseurs: houd er rekening mee dat een geheime aanvrage in het buitenland niet zonder meer kan worden ingediend; stem de internationale strategie af op de duur van de opschorting.